Kus on peidus meeskondade efektiivsus ja tulemuslikkus?

Kui ma teen ennastjuhtiva inimesi praktilisi koolitusi meeskondadele, siis avanevad uksed päris maailma ning ma saan öelda, et paraku komistavad meeskonnad ja seal töötavad inimesed ikka samadesse ämbritesse.

Kuid mis on need olulised nurgakivid, millelle meeskonnaga koos otsa vaadata ja mõelda, kuidas neid omakeskis rakendada?

Selleks, et milleski paremaks saada, tuleb esmalt vaadata, millele aega laristatakse. Jah, julgen öelda laristamine. Me kõik teeme seda järjepidevalt. Me vaatame, kuhu kaob meie raha, kuid ei vaata, kuhu aega laristame. Nüüd see hetk, kus tuleks tähelepanu pöörata, millele kulub mõttetult aega ja mida saab igaüks oma ajajuhtimise süsteemis muuta. See hõlmab kõigi tegevuste üleskirjutamist ja nende analüüsimist, et teha kindlaks, millised ülesanded on väärtuslikud ja millised mitte.

Seejärel saab seda teha ka koos meeskonnaga – süstematiseerida ja automatiseerida mingeid tegemisi. Kõik need väikesed ülesanded kulutavad sinu energiat ning nende korduvate ärritajate leidmine ja kõrvaldamine aitab sul vabastada aega ja ressursse, mida vajad oma elu suuremate asjadega tegelemiseks. Kui meeskonnas jagatakse ühiselt ka ajaauditi tulemusi, siis see on suurepärane üksteiselt õppimise koht.

Kui te ei tea meeskonnaga, mis on selle x kuu fookus, siis ei saa ka kuu lõpus tulemusi mõõta. Sellest ideest kirjeldab hästi raamat “12-nädalane aasta”. Tee 12 nädalaga rohkem, kui teised teevad 12 kuuga – selle põhimõtte saavad tiimid aluseks võtta, see on kui regulaarne oma ülesannetenimekirjade ja projektide ülevaatus, et kohandada prioriteete ja plaane vastavalt muutustele kuu lõpus.

Alustage meeskonnas järgmiste küsimuste küsimist: mis on selle kuu fookus? Mis peab saama kuu lõpus tulemuseks? Mis on selle nädala fookus meeskonnas? Nende küsimuste harjumuspärane küsimine loob juba hea raamistiku tulemuste saavutamiseks.

See tähendab, et tuleb leida viise, kuidas automatiseerida või delegeerida korduvaid ja aeganõudvaid ülesandeid. Näiteks võib see tähendada tööprotsesside standardiseerimist, tarkvaralahenduste kasutamist või virtuaalassistendi palkamist. Väga head sisendit saab, kui ajaaudit on oma tööst tehtud – siis saab ka siin produktiivust juurde nii üksi kui ka tiimina. Paraku me ei märka üksi oma tööd tehes, kuidas saaks süsteeme luues aega tagasi. See on aga meeskonna produktiivsuse peamine kuldvõtmeke, sest ChatGPT on loonud selleks palju võimalusi, kuid me isegi ei tea, kuidas saada teada see, mida me selle kohtaveel ei tea. Siin aitab kindlasti uudishimulik mõtteviis.

Oxfordi ülikooli õppejõud ja mitme raamatu autor Rachel Botsman pakub välja ära-tee-nimekirja idee. Ta kirjeldab, kuidas käib iga kuu viimasel reedel kohtingul iseendaga, kus võtab aega, et mõelda, mida ta tahaks oma töös lõpetada.

Sama teen ka mina – käin kuul lõpus iseendaga kohvikus. Ma annan endale terve tunni, et sellele mõelda ja eelmist kuud peegeldada. Mida ma säilitasin? Mida oli raske teha? Miks? Milline muster vajab muutmist? See protsess on muutnud mind teadlikumaks sellest, kuhu ma järgmisel kuul oma energiat suunan, ja aitab mul keskenduda tööle, mis on kõige olulisem.

Kui mõtled oma ära-tee-nimekirjale, kaalu asju, mida sa praegu teed ja mis imevad sinust energiat välja. Võib olla otsustad mitte näha teatud inimesi, murda teatud harjumusi või lõpetada projekte, mis ei teeni enam sinu tööalast arengut. Kahjuks võib olla ka mõningaid asju, mida tahaksid küll loobuda, kuid ei saa praeguses karjääristaadiumis. Seetõttu keskendu asjadele, mis on sinu kontrolli all.

On üks asi, mis aitab meeskonnaliikmetele tulemusi tuua – see on iga indiviidi keskendumisoskus ja vastupidavus. Mis on see üks asi, mis aitab meeskonnal selles ühiselt paremaks saada?

Sportimine suurendab vastupidavust ja arendab keskendumisvõimet, mis omakorda aitab parandada nii füüsilist kui ka vaimset tervist, suurendades võimekust taluda stressi ja pingeid. Nagu ütleb Karolinska instituudi psühhiaatria peaarst Anders Hansen, on “treening stressiravim, millel puuduvad kõrvalmõjud ja mis parandab enesetunnet kõigil”. Samuti on oluline arendada keskendumisvõimet, sest see aitab tõhusamalt aega planeerida ja tulemusi saavutada nii spordis kui ka teistes eluvaldkondades.

Julgustage töötajaid leidma aega spordiks ja enda eest hoolitsemiseks, pakkudes paindlikke tööaegu ja -kohti. Korraldage meeskonnaüritusi, koosolekuid ja ajurünnakuid liikumisega. Tehke väikseid muudatusi, näiteks 100-päevaseid väljakutseid, ja jälgige, milliseid positiivseid tulemusi see toob. Jagage oma meeskonnas liikumiste ja taipamiste lugusid, et inspireerida teisi.

Juhtide eeskuju on määrava tähtsusega – kui nemad ise tegelevad spordiliikumisega ja toetavad oma töötajaid tervislike eesmärkide saavutamisel, muutub kogu organisatsioon vastupidavamaks pingelistele hetkedele ja see tõstab produktiivsust.

Miks see meeskonna produktiivsus oluline on? Ikka selleks, et me inimestena saaks elada oma tähenduslikku elu. See produktiivsus on seotud meeskonnaliikmete heaolu ja õnnetundega, mis omakorda mõjutab kuvandit tööandjast. Kas olla tööandja, kes põletab oma töötajad läbi, või pigem selline, kes aitab inimestel vastupidavaks saada ja tähenduslikku elu elada?

Paraku on nii, et kasvavate nõudmiste ja lõputute ülesannete tingimustes ei pruugi me alati oma aega hallata. Aeg on aga piiratud ressurss. Kasuta ülaltoodud strateegiaid meeskonnas, et kaitsta oma heaolu ja anda endale vajalik säde, kui tunned end väsinuna.

Proaktiivne ennastjuhtiv lähenemine on see, kui liikmed keskenduvad asjadele, mida nad saavad kontrollida, mitte sellele, mida nad ei saa.