Kuidas hoida meeskonnavaimu kaugtöötajatega tiimis?

Meeskonnavaimu on sõnaraamatutes kirjeldatud kui kuuluvustunnet, meeskonnale lojaalset mõtlemis- ja käitumisviisi, entusiasmi teistega koos tegutseda ning tahet meeskonnana üksteist toetada.

„Meeskonnavaim on tunne, mõtteviis ja suhtumine mitte üks konkreetne tegevus. See tunne on tähenduslik nii üksikutele meeskonnaliikmetele kui ka tervele kooslusele.”

Mõeldes oma karjääri säravamatele hetkedele, mil oleme tundnud tugevat sidet oma tiimidega, tulevad tõenäoliselt meelde edukad ühiselt saavutatud töövõidud. Need on olukorrad, kus oleme üksteisele toetudes ja ühtselt tegutsedes viinud ellu olulised projektid. Need on ka olukorrad, kus töökaaslased on meie kõrval olnud elu kurbade ja rõõmsate sündmuste ajal. Vaevalt et oma meeskonnatöö parimaid päevi meenutades mõtleme kööginurgas nädalavahetuse muljete vahetamisele – meeskonnavaim on midagi suuremat ja sügavamat.

Juhi ülesanne on mõista, mis päriselt tekitab tema inimestes meeskonnavaimu ning neid asju toetada ja arendada. Suure tõenäosusega on üheks motivatsiooni ja ühtsustunnet tugevdavaks elemendiks ühiste eesmärkide seadmine ja saavutamine. Nagu eespool kirjeldatud, siis juhil on võtmeroll tulemuspõhise töökultuuri juurutamisel. Kuuluvus- ja ühtsustunde loomist ei saa võtta kui eesmärki omaette, vaid kui osa organisatsiooni arendamise protsessist.

Kindlasti ei taha ma vähendada ka lõbusate koosveedetud sündmuste tähtsust ühtsustunde tekitamisel. Peod, väljasõidud, meeskonnaharjutused ja ühised lõunasöögid on vajalikud, et üksteist tundma õppida. Tahame kogeda oma kolleege ka tavaliste inimestena ja luua ühiseid mälestusi. Inimliku kontakti saavutamiseks ei pea aga iga päev samas hoones viibima. Ajakohast tehnoloogiat ära kasutades saame osa sellisest suhete loomisest teha virtuaalsetes kanalites. Kui aga aeg-ajalt päriselus kokku saame, siis pöörame teadlikult rohkem tähelepanu inimlikul tasandil suhtlemisele.

Kaugtööd eristab kontoripõhisest toimimisest üks fundamentaalne töömeetod – asünkroonne kommunikatsioon. Maakeeles tähendab see, et suhtlus kahe poole vahel ei toimu reaalajas samal ajal, vaid ajalise viivitusega. Sünkroonse kommunikatsiooni näited on koosolekud, videokõned, vahetu sõnumite saatmine. Asünkroonse kommunikatsiooni näited on e-kirjad, vestlusfoorumid, blogid ja muud viisid, kus sõnumi saatja ei oota saajalt kohest vastust. See on isegi rohkemat kui tööviis, see on mõtteviis.

Pikaajalise kaugtöö kogemusega juhid eelistavad enamasti suurendada märkimisväärselt asünkroonse suhtluse osakaalu. Mittesünkroonset suhtlust peetakse paindlikumaks, põhjalikumaks ja kvaliteetsemaks kui otsest suhtlust. Seda on isegi nimetud töö mõttes nirvaana-eelseks tasemeks. Seda teemat pikalt uurinud ettevõtja Amir Salihefendic selgitab, et enamik töötajaid kulutavad nii suure osa oma päevast sünkroonsele kommunikatsioonile, et süvenenud tööaega jääb üha vähemaks. Ta toob selle klassikalise mudeli juures välja mitmed hädad:

- palju segajaid, mille tõttu ei saa korralikult keskenduda;

- kolleegidega ühenduses olemine on tähtsam kui produktiivsus;

- töötajal on vähe sisulist kontrolli oma päevakava üle;

- vajadus pidevalt kättesaadav olla tekitab stressi;

- kiired ja kohesed vastused ei ole läbimõeldud, mis viib halvemate otsusteni.

Asünkroonne suhtlus lahendab palju stressi ja pinnapealse kommunikatsiooniga seotud muresid, kinnitab Salihefendic.

Töötajatel on päriselt paindlikkus oma päevakava planeerimisel – inimesed saavad töötada aegadel, mis sobivad nende elustiili, une kronotüüpide ja pereeluga.

Läbimõeldud vastused, mitte kiired kommentaarid – askünkroonne suhtlemine on küll veidi aeglasem, kui inimesed õpivad ennast selgemalt väljendama ning neil on aega oma argument enne kirjapanekut läbi mõelda. Nii välditakse lahmimist ja mõttetut sõnade virvarri.

Parem töö planeerimine tähendab vähem stressi – töötajad õpivad oma tööd ja teistelt vajatavat panust ette läbi mõtlema, mis viib üldiselt parema organiseerituseni. Asünkroonselt suhtlevad meeskonnaliikmed üldiselt ei saada kolleegidele küsimusi, millele vastamiseks peab muu töö pooleli jätma.

Süvenenult töötamine saab normiks – töötajatel on võimalik võtta mõnetunniseid ajajuppe, mil ühelegi kõnele ega sõnumile ei pea vastama. Selle aja jooksul saab keskenduda ühele asjale ning see korralikult lõpetada. Tavaliselt toob see kaasa ka suurema tootlikkuse. Süvenemist vajavate ülesannete vahepeal saab aga vastata kirjadele ja veenduda, et keegi sinu järgi liiga pikalt ei oota.

Töö dokumenteerimine ja parem info kättesaadavus – kuna enamik asünkroonsest suhtlusest toimub kirjalikult, siis jäävad aruteludest automaatselt maha jäljed. See efekt on eriti võimas, kui see suhtlus toimub avalikult mõnes meeskonna suhtlusäpis, mitte paari inimese e-posti kontodel.

Oma koht jääb alati ka samaaegsele suhtlemisele. Mõned koosolekud on vajalikud, et teatud teemad selgeks vaielda. Mitmed kokkusaamised oma kolleegidega aitavad luua inimlikke kontakte ja viivad loominguliste ülesannete lahendamisel heade lahendusteni. Sageli on kiire chat suhtlusäpis tõhusaim viis teema selgeks rääkida. Reeglina ühel inimesel parasjagu laual olev küsimus pole nii pakiline, et teine inimene peaks oma töö sellele vastamiseks kohe pausile panema. Suurem osa suhtlusest saab toimuda asünkroonselt kõikidele sobival ajahetkel ilma järjekordset koosolekut kokku kutsumata.

Allikas: Evelin Andrespoki blogi