Kuidas ettevõtte müügi- ja ametikirjade keelekasutus lihtsate võtetega korrektseks saada

Tegelikult ei ole kantseliit üksi süüdi selles, et tekstid on raskesti loetavad ja arusaamatud, oma osa on siin ka kehvasti väljendatud mõtetel, vildakal lausemoodustusel, võõrapärasel sõnakasutusel, valel stiilivalikul ja paljul muul.

Vestlusest selgus, et liiga sageli algavad müügikirjad ja kliendipakkumised kusagilt kaugelt eemalt ja selleks ajaks, kui asja tuumani jõutakse, on klient juba kaduma läinud – ta on huvipuuduse tõttu tükk aega tagasi lugemise lõpetanud ja kirja juba ka kustutada jõudnud. Argus soovitas paigutada olulise info kohe kirja algusesse ja mahutada selle soovitatavalt viie asjaliku lause sisse, nii on lugejal kohe selge, miks see kiri talle saadeti ja mida temalt oodatakse.

Raskepärane keelekasutus nagu liigsõnalisus, võõrapärased lausemallid (nt poolt-konstruktsioonid – minu tehtud vs. minu poolt tehtud) jm, st kui räägime näiteks toimepanemise täideviimisest või öösel lärmamise asemel öörahu rikkumise teostamisest, ei tee kirja sisu sugugi heaks ega arusaadavaks, vaid võtab lugejalt ära igasuguse isu süveneda, kirjale reageerida või vastata. Lugeja distantseerib end sellest tekstist, talle tundub, et see pole talle mõeldud.

Kindlasti tasub lisaks mainituile (poolt, teostama jt) vältida ka niisuguseid stampsõnu nagu käesolev, antud, raames, aset leidma, läbi viima jne, samuti mine-tuletisi. Lause tähendus ei muutu ja lause ise saab märksa arusaadavamaks, kui kirjutaja mõistab, et advokaadi poolt saadetud leping on sama mis advokaadi saadetud leping.

Neutraalne ja asjalik tekst on alati olukohane, kinnitab Argus, tuues näiteks, et kui skaala ühes otsas troonib äärmuslik kantseliitlikkus, siis teises otsas on liigfamiliaarne kirjastiil, mida ilmestavad emotikonid, naerunäod ning kohatud ja sobimatud soovid kirja lõpus (Päikest!). Parim valik on seal kusagil skaala keskel.

Kirja stiili valik sõltub kahtlemata sellest, kui tuttavad teise poolega ollakse – ka kliendiga seitsmendat kirja vahetades võib tõepoolest kirjutada mõnevõrra vabamas stiilis kui esimest pakkumist tehes. Samas toob Argus välja lihtsa reegli: kui sa ei ole inimest näost näkku näinud, siis ära pigem mingeid näokesi ega pildikesi kasuta. Need jätavad sinust heal juhul lapsiku, halvemal juhul aga rumala mulje.

1. Esimese lausega võiks olla lugejale ära öeldud, millega seoses kirjutatakse, et ta saaks oma mõtte juba selle koha peale valmis sättida.

2. Seejärel võiks tulla kogu selle kirja iva, et inimene ei peaks seda kirja seest mitme lause vahel manööverdades otsima. Viisakas kirjas paistab see kohe silma.

3. Kui kõige tähtsam info on ära öeldud, siis võib lisada sellele teise tasandi infot – selgitusi, lisandusi, täpsustusi jm.

4. Viisakas kiri ei koorma lugejat üleliigse sõnavahu ega liiga keeruliste lausetega, seal ei öelda, et „Käesolevaga teatame, et teie poolt pakutud koosolekuaeg meile ei sobi”, vaid ütleb neutraalselt, et „Kahjuks teie pakutud koosolekuaeg meile ei sobi”.

Veel tuli saates juttu terminiloomest ning uute keelendite tekkest ja kasutuselevõtust, räägiti keelenõuetest ja eesti keele ellujäämisest ning samuti kampaaniast „Märka kantseliiti!”, millest iga inimene saab Eesti Keele Instituudi kodulehe vahendusel osa võtta.

Saadet juhtis Äripäeva ajakirjanik Liis Amor ning saadet toetab Tallinna Ülikool.

Kuula saadet „Eetris on Tallinna Ülikool” Äripäeva uuest podcast'ide keskkonnast.