Ametijuhend – kellele ja milleks?

Olgem ausad, enamikus (väiksemates?) organisatsioonides ametijuhendeid kas pole või need on üldsõnalised, erinevatest kättesaadud näidistest kokku pandud või koostatud sellisel kujul, et pärast selle allkirjastamist seda enam teist korda kätte ei võeta. Siiski tasub hästi kirjutatud ametijuhenditesse panustatud aeg ennast ära.

Mida üks hästi kirjutatud ametijuhend töövahendina annab?

Annab ülevaate töötajale esitatud ootustest

Mis see ametijuhend üldse on ja kellele seda vaja on? Seda on vaja eelkõige töötajale, see on ju ameti juhend. Ehk et ametijuhend peaks olema koostatud viisil, mis annab töötajale juhiseid, mida temalt sellel töökohal oodatakse.

„Üks peamisi põhjuseid, miks töötajate töötulemused ei rahulda nende juhte, seisneb selles, et töötaja lihtsalt ei tea, mida temalt oodatakse.”

Loomulikult on kõige tõhusam viis inimesele näost näkku selgitada, mida temalt oodatakse, aga kõige põhilisemad ootused tasub ametijuhendisse kirja panna.

Võtame näiteks olukorra, kui tööle tuleb uus inimene. Kahjuks ei ole enamikus Eesti ettevõtetes mõeldud selle peale, kuidas uue meeskonnaliikme sisseelamist hõlbustada ehk puudub sisseelamistegevuste kontseptsioon. Mis tavaliselt juhtub, on see, et töötaja tuleb tööle (võimalik, et tema töökoht pole isegi veel valmis seatud ja vajalikud töövahendid tulevad alles järgmisel nädalal), ta juhatatakse näiteks raamatupidaja juurde, kes annab talle mõne telliskivipaksuse paki erinevaid nõudeid – tööohutus, tuleohutus, heal juhul ka sisekorraeeskiri jne lugeda (tundub hirmus põnev esimene tööpäev, kas pole!). No ja sinna juurde ka siis ametijuhend, kus on enamasti kirjas üldsõnaliselt tema tööülesanded ja terve hulk punkte, mille eest ta peab vastutama. Õiguseid on seal ehk mõne punkti jagu.

Selliste ametijuhendite miinus on, et need annavad töötajale küll aimu, mida ta tegema peab, aga mitte vähimalgi määral infot selle kohta, kuidas seda tööd teha või millist tulemust temalt oodatakse. Aga just ootused on uue töötaja jaoks ja töötulemuste saavutamise seisukohast kõige olulisemad. Ja kui need on teada, tulevad ka tulemused paremad.

On aluseks tulemuste juhtimisele ja inimeste arendamisele

Samal ajal, kui ametijuhend on vajalik töötajale oma eesmärkide mõistmiseks ja kasulik õigete inimeste leidmiseks, on ametijuhend ka põhi, mille järgi töötaja töötulemusi hinnata. Ametijuhend peaks olema kõige esmane eesmärkide kogum, mille põhjal hinnata, kuivõrd töötaja saab oma tööülesannetega hakkama.

Kui ametijuhendis on kirjas tulemus, mida töötajalt oodatakse, on oluliselt lihtsam hinnata seda, kas ja kui edukalt töötaja oma tööga hakkama saab. Näiteks kui ametijuhendis seisab, et ülesanne on kliente teenindada, siis see annab infot küll tegevuse sisu kohta ehk mida peab tegema, aga mitte selle kohta, mil viisil. Kliente võib teenindada ülbelt, sõbralikult, aeglaselt, kiiresti, abivalmilt, rahulolematult, vihaselt, rõõmsameelselt jne, samas võiks aga ametijuhendis kirjas olla, et ülesande tulemuseks on rahulolev klient, kes saab meeldiva ja asjatundliku teenindamise osaliseks.

„Mõttekas on jätta tööülesannete kirjeldus veidi üldisemaks, kuid kirjeldada ära oodatav tulemus.”

Tulemuste kirjeldamine annab võimaluse töötajal endal lahendusi leida, jätab talle vabadust ning võimaldab olla paindlik lähtuvalt ettevõtte arengust ja hetkeolukorrast. Kõik see suurendab tema motivatsiooni saavutada tulemust ehk ootusi, mida talle on esitatud. Töötulemuste hindamise seisukohast on loomulikult kasulik koos konkreetse töötajaga tema isiklikud eesmärgid ja oodatavad tulemused läbi arutada, olgu siis arenguvestluste raames või muul viisil.

Ametijuhend on kui üks töövahend, mis aitab välja selgitada kitsaskohad, mille lahendamiseks on võimalik inimesi täiendavalt arendada või koolitada.

Lihtsustab värbamist

Ametijuhend on alus ka selleks, et leida õigete omaduste ja oskustega kandidaate. Hästi koostatud ametijuhend teeb värbamise oluliselt lihtsamaks, kui seal on kirjas, milliseid omadusi ja oskusi uuelt inimeselt oodatakse.

Mõnes üksikus ametijuhendis, mida ma näinud olen, on kirjas, millised omadused sellel töö edukal tegemisel kasuks tulevad või lausa hädavajalikud on. Olgem ausad, inimeste omadused ja suhtumine on töö edukaks sooritamiseks olulisemad kui nende oskused või haridustase. Enamik personalijuhte on sellest aru saanud ja lähtub värbamisel põhimõttest, et organisatsiooni, töö ja inimese vahel peab olema võimalikult hea sobivus.

„Palka omadusi, õpeta oskusi.” 

Hiljuti avaldas Entrepreneur 30 eri ettevõtja peamised nõuanded inimeste tööle võtmise kohta. 25 neist mainis kõige tähtsamana inimese suhtumise ja omaduste rolli palkamisel, mitte nende oskusi või teadmisi. Loomulikult on ka oskusi, ilma milleta ei ole võimalik konkreetset tööd teha. Kindlasti ei tohiks neid ametijuhendist kõrvale jätta ja teatud juhtudel on ka haridus või eriala üliolulised, kuid ei tasuks neid aspekte üle tähtsustada. Ametijuhendisse tasub sisse kirjutada vaid need omadused ja oskused, mis tõesti otseselt mõjutavad hea tulemuse saavutamist.

Head ametijuhendit ei saa luua oma organisatsiooni olukorda arvestamata. Hea ametijuhendi koostamisel tasub lähtuda tööanalüüsist ja kaasata sellesse lisaks ametikoha otsesele juhile ka töötajad, kes selle ametikohaga otseselt kokku puutuvad või juba sel kohal töötavad. See aitab kaasa mitmel viisil – ühest küljest annab see oluliselt rohkem infot, kui ainult juht suudaks anda, teisalt aitab kaasamine luua avatud ja motiveerivat töökeskkonda.

Samuti ei tohiks ametijuhendit võtta millegi lõplikuna, vaid pigem käsitada seda tööriistana, mida vastavalt vajadusele muudetakse ja täiendatakse.

Järgmine samm ametijuhendist on kompetentsimudeli(te) loomine, mis on veelgi täpsem tööriist, mida saab kasutada töötulemuste hindamisel. See kirjeldab, millised on organisatsiooni ootused inimeste oskustele ja omadustele ning seda juba laiemalt kui ainult ühe ameti piires.

Jõudu toimivate ametijuhendite koostamisel!

Allikas: PersonaliDisaini blogi

Autor: Hanna Jõgi, PersonaliDisaini juht ja nõustaja