Kärt Kinnas: tehke plaan ja olge valmis seda muutma

Eestimaa suvi on olnud imeline. Mis kõige toredam, me oleme jälle saanud nautida kontserte, etendusi, ühiseid õhtusööke sõpradega ja kõike muud, mis eriolukorra ajal keelatud oli. Meil on läinud hästi. Tervisekriisi esmased mõjud on olnud võrreldes muu maailmaga suhteliselt tagasihoidlikud. Paraku oleme omavahel tihedasti seotud, mistõttu peame arvestama üleilmse pandeemia mõjudega ka Eesti majandusele, tööjõu liikumisele, tervisenõuetele. Mida toob kaasa sügis? Kas ka Eestis on oodata uut koroonaviiruse lainet? Kas organisatsioon, kus ma töötan, on selleks valmis? Kuidas personalivaldkond saab valmistuda organisatsiooni toetamiseks kriisiolukorras? Need on küsimused, mis mind sel suvel saadavad – teadmatust on palju.

Nagu teisedki, pidime ka meie tegema eriolukorra ajal muutusi oma tegevuses. Eriolukorra esimesel päeval kogunes PARE juhatus, et kokku leppida edasistes tegevustes. Koostasime kaks stsenaariumi, vaatasime üle rahalised kohustused ning kokkuhoiu võimalused. Kevadesse planeeritud koolitused, klubid ja koostööprojektid lükkasime edasi ja viisime need osaliselt üle Zoomi keskkonda. Alustasime äsjavalminud „Personalijuhtimise käsiraamatu” turustamisega olukorras, kus raamatupoed olid suletud. Aprillikuus toimuma pidanud PARE aasta tippsündmuse, personalijuhtimise konverentsi lükkasime sügisesse, 19. novembrile. Riskide hajutamiseks toimub see nüüd esimest korda hübriidkonverentsina, kus osaleda saab nii virtuaalselt kui ka kohale tulles. Konverentsi sisu tuleb veelgi nüansirikkam: esinejad lisavad fookusesse tõstetud töötajakogemuse teemale oma kriisi õppetunnid.

PARE kohanes virtuaalse tööeluga üsna kiiresti. Eriolukorra esimesel nädalal toimus esimene veebiklubi ja PARE kogukonna kohvihommik. Kokku korraldasime liikmeskonna toetamiseks kolme kuu jooksul 30 virtuaalset klubi ja kohvihommikut aktuaalsetel teemadel. Kui virtuaalsel häkatonil „Hack the Crisis” loodud Eesti Ettevõtete Kriisiabikeskus palus PARElt abi, et nõustada kriisi keskmes hätta jäänud Saaremaa väikeettevõtjaid personalitöö valdkonnas, panime kohe õla alla. Korraldasime personalitöö teemadel veebiseminare ka mujal Eestis.

Maikuus saime väiksemates gruppides tuua PARE koolitused osaliselt tagasi klassiruumi. Erilist tähelepanu pöörasime terviseriskide maandamisele. PARE ruumid vaatas üle puhastusekspert ning koos sai uuendatud koristusplaan. Kätepesu on nüüdsest korduv rituaal.

Maikuu keskpaigani tegutses PARE neljaliikmeline tiim kodukontorites. Kui tavapäraselt pidasime tiimi koosolekut kord nädalas, siis eriolukorra ajal toimusid virtuaalkohtumised iga päev. Ka silmast silma vestlused toimusid sagedamini kui tavaliselt, et mõista, kuidas meie inimestel kriisis kõige muu taustal läheb ning millist tuge nad vajavad. Kontorisse naasime aprilli keskpaigas esialgu ühekaupa suuremate projektide ettevalmistamiseks, nagu konkursi „Parim personaliprojekt 2020” ja „Personalijuhtimise käsiraamatu” esitluse salvestus. Maikuus olime kontoris tagasi julgemalt, kahe-kolmekesi, ja juunis juba kõik koos. Siis lisandus meie tiimi ka praktikant.

Eriolukord kehtis kõigile ühtmoodi. Ükskõik, millises sektoris või mis tüüpi organisatsioonis keegi tegutses, tuli kiirelt vastu võtta otsused, kuidas ellu jääda. See tähendas otsuseid kulude kokkuhoiuks, tööprotsesside ja tegevussuundade muutmiseks. Nii ka PAREs. Eriolukorra tõttu ei saavutanud me oma rahalisi eesmärke, kuid saime õppetunnid, mis arendavad organisatsiooni elujõulisust ja tugevdavad kogukonda. Need õppetunnid aitavad olla valmis sügiseks, mil võib tulla kriisi uus laine.

Tegevusplaani koostades soovitan küsida kolm küsimust.

• Kuidas meie liikmete ja klientide käekäik mõjutab meie tegevusi?

• Millised on turu vajadused muutunud oludes?

• Milliseid ressursse ja kompetentse me vajame, et olla elujõulised?

Elame keskkonnas, kus määramatus on uus normaalsus. Ei saa ootama jääda, et olukord möödub ja naaseme endise juurde. See tähendab, et tiimis vaadatakse muutustele kui võimalusele areneda ja leida uudseid viise, kuidas pakkuda seda, mida turg vajab. Tulevikutöö eestkõneleja ja paindliku mõtteviisi jutlustaja April Rinne rõhutab, et flux mindset eeldab, et plaan koostatakse teadmisega, et see muutub. Ja see on okei. Muuseas, April Rinnelt tuleb 2021. aastal välja selleteemaline raamat, mida soovitan lugeda.

Samasugust mõtteviisi saab rakendada ka personalijuhtimises: millised on meie inimeste vajadused, et oma tööd hästi teha; kas need teenused, mida personaliosakond pakub, aitavad kaasa organisatsiooni ja selle inimeste edule; millised on nende tänased kompetentsid ja kus on arengukohad.

Ma usun, et mööda hakkavad saama ajad, kus inimesed ja töökohad pannakse kindlatesse raamidesse. Pandeemia tõi eriti tugevalt esile, kui oluline on individuaalne lähenemine ning et edukamalt töötavad tiimid, kus on rohkem vabadust otsustamiseks. Suurema autonoomiaga tiimid ei ole üksnes IT-sektori ja idufirmade pärusmaa. Teistsuguse lähenemise proovimiseks tuleb lihtsalt mõelda laiemalt. Kaks hollandlast, Joost Minnaar ja Pim de Morree on uurinud üle maailma sadu inspireerivaid organisatsioone, kus töötamisele on lähenetud teistmoodi, kus juhtimise alustaladeks on usaldus ja otsustusvabadus. Sel kevadel ilmunud raamatus „Corporate Rebels. Make Work More Fun” toovad nad näiteid nii avalikust sektorist kui ka tööstusest. Häid näiteid uudsetest tööviisidest leiab Corporate Rebelsi blogist.

Avatud meelega tasub üle vaadata ka personaliprotsessid. Küsige endalt, millist töötajakogemust oma inimestele pakkuda tahate. Lucy Adams, PARE tänavuse konverentsi peaesineja, andis kolm soovitust, millest alustada töötajakogemuse paremaks muutmisel.

1. Koostage uue töötaja käsiraamat, mis pole reeglite ja keeldude kogum, vaid kannab sõnumit, et me usaldame sind ja su otsuseid.

2. Vaadake üle ametijuhendid ja asendage tööülesannete nimekiri kirjeldusega, millist väljundit ja mõju töö tulemusena oodatakse.

3. Investeerige tehnoloogiasse, mis lubab töötajal personaliseerida uute teadmiste omandamist ja õppimist (nt Learnerbly).

Aasta 2020 on kaugtöö populariseerimise seisukohalt märgiline. Kaugtöö ja hübriidmeeskonnad, kus osa tiimist töötab kontoris ja osa kaugtööna, on uus reaalsus. Kriisis sai selgeks, et tööd saab paindlikumalt korraldada ka neil ametikohtadel, kus seda varem võimalikuks ei peetud. Kaugtöö õnnestumiseks tuleb endaga tööd teha ning enesejuhtimise oskuse arendamine on oluline nii vaimse kui füüsilise tervise seisukohalt. Personalijuhina mõelge läbi, kuidas organisatsioon toetab inimesi enesejuhtimise oskuste arendamisel, et organisatsioon peaks vastu uues reaalsuses.

Eriolukorra ajal proovisime leida võimalusi, kuidas tulla vastu neile inimestele, kes sattusid pandeemia tõttu raskustesse. PARE kultuuri on juurdunud tava, kus takistuste või ootamatuste korral mõtleme alternatiivsetele lahendustele. Üldjuhul need ka leiame, nii PARE liikmete kui ka omavahelise koostöö raames. Olen veendunud, et see, kui me arvestame inimese individuaalsete vajadustega, aitab organisatsiooni edule kaasa. Kriis tõi organisatsioonide ja inimeste põhiolemuse ehedamalt välja. Sellest, millist töötajakogemust tööandja pakub raskematel aegadel, jääb jälg, mida töötajad tööandja saadikutena edasi kannavad. Kas töötaja tajub, et temast päriselt hoolitakse? Kas teda koheldakse inimlikult?

Kriisikoldes olnud Saaremaa väikeettevõtjatele appi minnes aitasime me tegelikult ju iseenda organisatsiooni. Me nägime, mida vajavad ettevõtted, kus personalitöötajaid ei ole ja inimeste juhtimise kogemus on väike. Ühiskondlik panustamine aitab meil mõista, kuidas me erialaorganisatsioonina saame paremini edendada head inimeste juhtimist. Mõtteviis, kuidas mina ja minu organisatsioon saab aidata, et ühiskonnal läheks hästi, annab hea tunde, et saime aidata ning mõista turu vajadusi, et teenuseid arendada.

Niisiis olid minu eriolukorra õppetunnid ennekõike mõtteviisi muutused, mida soovitan harjumuseks kujundada. Määramatus, milles tegutseme, on nagu ilm – võib küll vaadata ennustusi, varustada end kummikute ja vihmavarjuga, kui lubatakse vihma, kuid kas homme sajab või paistab päike, selgub ikkagi homme. Kui ma tean, et olen omalt poolt teinud kõik, mida tänaste teadmiste juures oskan, ning harjumuseks on saanud eriolukorras omandatud mõttemustrid, võin üsna kindlalt sügisele vastu minna. Mul on plaan ja ma olen valmis seda muutma!