Kuidas planeerida oma tegevusi nii, et aeg ei libiseks käest?

1. Eisenhoweri süsteem on üks tõhusamaid ja lihtsamaid mooduseid, mida tegevuste planeerimisel igapäevaselt kasutada. Eisenhoweri süsteem paneb sind lahterdama kõiki oma ülesandeid ja vajalikke tegevusi nelja lahtrisse:

1) kui tegevus on oluline ja kiireloomuline, tee see kohe ära;

2) kui tegevus on oluline, ent ei ole kiireloomuline, siis otsusta, millal sa seda teed;

3) Kui tegevus ei ole sinu vaatevinklist niivõrd oluline, ent on kiireloomuline, siis delegeeri see ülesanne;

4) kui tegevus ei ole sinu vaatevinklist niivõrd oluline ega ole ka kiireloomuline, siis ära seda tee.

Eisenhoweri maatriks võimaldab sul lihtsasti eristada olulisi ülesandeid ebaolulistest ja aitab niimoodi võita sul aega tähtsateks tegevusteks.

2. Henry Gantti tabel – kel on tööalaselt käsil keerukamad projektid, mis hõlmavad pikaajalisemalt süsteemset tööd, neil aitab Henry Gantti tabel tõhusalt terviklikku süsteemi luua. Gantti süsteemi on kõige klassikalisemat moodi võimalik ülesehitada nii MS Excelis kui ka online interneti veebiportaalides. Mis muudab Gantti tabeli nii süsteemseks, on aspekt, et kogu tegevusplaan koos ülesannete ja kuupäevadega on ühes vaates, ühel leheküljel saadaval. Tabeli ülesehitus hõlmab tegevuse nime ja kirjeldust, tegevuse kestust ajaliselt ja kalendrivaadet lähtuvalt kogu projekti pikkusest. Näidet Henry Gantti väljamõeldud moodusest näed SIIN.

3. Loo endale reegel tegevuste edasilükkamise vastu. Öeldakse, et inimese suurim vaenlane on tema ise. Vahel kohe juhtub niiviisi, et kõige kiiremal ajal tekib mõte aeg maha võtta. Selles ei ole midagi halba – puhkust vajab iga inimene. Teisalt on aga märkimisväärne oskus panna asjad jooksma nii, et ülesanded saavad tehtud ja ka puhkus ei jää päevaplaanist välja. Tõenäoliselt teab iga inimene iseenda nõrgemaid külgi – sellest tulenevalt on hea luua endale vastavad mängureeglid, mis ei lase ka ebameeldivamaid tegevusi edasi lükata.

Näiteks: iga tegevus, mis võtab aega vähem kui viis minutit, tee kohe ära. 

4. Kirjuta endale igal hommikul välja 3–5 olulisemat eesmärki või ülesannet, mille kavatsed päeva jooksul ellu viia ja ära teha. Need ülesanded võid soovi korral omakorda jagada mitmele tasandile: mis on kõige prioriteetsem ja milline ülesanne võib oodata ka õhtuni.

Allikas: CV-online'i blogi

Autor: Marita Haho