Kas töötajate puhkuste haldamine on rõõm või piin?

Hoopis teisiti võib puhkuste planeerimisele vaadata see, kes peab kokku panama ettevõtte või asutuse puhkuseplaani.

Kui Sina oled selles rollis, siis mõtle hetkeks, kas puhkuseplaanide koostamine on Sulle lihtne ja peaaegu märkamatu ülesanne, mis saab sujuvalt tehtud vastavas tarkvaras või elektroonilises keskkonnas?

Või tähendab see hoopis ajamahukat ja tülikat protsessi koos hulga tabelitega, mis ringlevad mööda maja? Sisaldab see tihedat üks-ühele suhtlemist töötajatega, et neile võimalusi selgitada ja soove läbi rääkida? Seejärel paberavalduste kogumist ning lõpuks kõige selle põhjal kokku pandud (Exceli) graafiku väljajagamist? Ja peale seda tulevad muidugi veel muudatused…

Puhkuste haldamise muudavad palju lihtsamaks järgmised asjaolud.

Kui töötajatel endil on võimalik otse ligi pääseda kogu infole, millega tal tuleb oma puhkuse planeerimisel arvestada, siis kaob tal vajadus minna seda küsima oma juhilt või personaliosakonnast. Näiteks on vaja teada:

- Mitu puhkusepäeva on mul saada?

- Kas on jääki varasematest perioodidest ja mis ajaks tuleb see ära kasutada?

- Kas ma saan võtta õppe-, lapse-, puude-, staažipuhkust, tervisepäevi jne?

- Millised on ajalised reeglid puhkuse kasutamiseks, nii seadusest kui ettevõtte töökorraldusest tulenevad? Näiteks kas kord aastas tuleb võtta 14 päeva puhkust järjest, kas teatud perioodil on töös tipp- või madalhooaeg, kuidas loetakse nädalavahetuse päevi jne.

- Kas pean arvestama kellegi teise puhkuseajaga? Kas asendan kedagi või keegi asendab mind?

Tõenäoliselt tekib mõni neist küsimustest igal töötajal. Mitu töötajat teil on ja mitu minutit kulub selle info väljaotsimiseks ning edastamiseks? Näiteks kui teil on 100 töötajat ja igaühe jaoks kulub 10 minutit, siis teeb see kokku neli tööpäeva!

Avalduste elektroonilise esitamise ja kinnitamisega väldid mitmeid tegevusi, mis raiskavad ressursse ja ei loo uut väärtust. Nii jääb ära:

- paberavalduste kirjutamine, kogumine ja personaliosakonda (posti teel, ajalise viitega) edastamine

- paberavalduste kinnitamine (allkirjastamine) ja arhiveerimine

Lisaks lüheneb aeg, mil puhkuse taotleja ei tea, kas tema puhkusesoov kinnitatakse või mitte.

Esialgses planeerimise faasis tähendab see paremat võimalust erinevate soovide ja vajaduste kokkusobitamiseks, näiteks:

- Väikeste laste vanematel on eelis oma puhkuse aja valimisel

- Õppepuhkuse taotleja vajab vaba aega just eksamiperioodil

Graafikus on näha ajalised kokkulangevused ja kolleegid saavad oma soovid läbi arutada.

Kui hiljem tekib soov puhkuse aega muuta, on töötajal oma üksuse puhkusegraafikut vaadates võimalik juba hinnata, kas soovitavale muudatusele on võimalik vastu tulla või mitte.

Kui puhkuseplaanid tehakse paberil või Exceli tabelis, siis võib kergesti juhtuda, et aasta algul hoolikalt koostatud tabelisse ununevad aja möödudes muudatused sisse kandmata. Info läheb küll palgaarvestajale (loodetavasti enne, kui ta on tasud juba välja arvestanud) ja otsesele juhile (loodetavasti enne, kui ta on selleks ajaks mõne kriitilise töö planeerinud), kuid muutmata jääb just see tabel, millele toetuvad kolleegid, teiste üksuste juhid jne.

Nii võib äkki selguda, et liiga palju inimesi on korraga töölt ära lubatud, või et spetsialist, kelle panusega arvestati mingi töö juures, on just sel ajal puhkusel.

Ülaltoodud nõuanded tunduvad lihtsad, kuid nende rakendamisel ilma seda protsessi toetava tarkvarata on inimlike eksimuste tekkimise risk suur, rääkimata kõigi osaliste ajakulust.

Esimene samm on kindlasti üleminek paberilt elektroonilistele dokumentidele. See tähendab digiallkirjastatud puhkuseavaldusi ja failide jagamist ettevõtte siseselt, näiteks Microsofti Sharepoint´i keskkonnas või Flow abil (nende kasutamise õiguse olete tõenäoliselt oma Office 365 litsentsidega koos juba ostnud). See kaotab küll paberite liigutamise, aga ei taga graafiku ajakohasust.

Seetõttu ongi puhkuste haldamine personalihalduse ja tööaja planeerimise tarkvarade juures lahutamatu funktsioon. Siis nimelt on kogu info loogiliselt seotud ühes andmebaasis ja tehtud muudatused on koheselt nähtavad kõigi osapoolte jaoks. Usaldusväärsus võrreldes jagatud failide süsteemiga on oluliselt suurem.

Erinevates rollides töötajad saavad kiiresti kätte just selle osa, mis neid puudutab.

- Näeb süsteemis ja saab ka oma e-postile teavituse uutest puhkuseavaldustest

- Saab avaldusi kinnitada või tagasi lükata ühe klikiga

- Saab alati ise kontrollida oma puhkusejääki kõigi saadaolevate puhkuseliikide lõikes

- Saab esitada, muuta ja tühistada oma puhkuseavaldusi

- Näeb oma kinnitatud ja veel kinnitamisel olevaid puhkuseid

- Saab teavituse e-postile, kui avaldus on kinnitatud või tagasi lükatud ning kui planeeritud puhkus on lähenemas

- Näeb oma kolleegide puhkusegraafikut

- Omab alati ajakohast ülevaadet oma üksuse puhkusegraafikust ja lähenevatest puhkustest

- Taotlusi kinnitades või tagasi lükates saab arvesse võtta töötajate soove ning töökorralduse nõudmisi

- Kinnitamine süsteemis on kiire ja lihtne, puudub vajadus dokumente paberil või elektrooniliste kanalite kaudu edastada

- Kasutades palgaarvestuseks Personat, on puhkuste andmed seal juba eelnevalt olemas ja puhkusetasu arvestamiseks ei ole vaja neid kusagilt mujalt otsida

- Süsteemis on näha lähiajal algavad puhkused, mille eest töötaja soovib tasu enne puhkust. See hoiab ära väljamakse hilinemise.

Seega puhkuste planeerimine ja haldamine ettevõttes või asutuses ei tarvitse olla peavalu. Ehk on see ühel hetkel sama mõnus, kui enda puhkuse kavandamine!? Meie pingutame selle nimel, et Persona aitaks Sul selleni jõuda.

Puhkuste haldamise kohta Personas vaata videot siit (2,5 minutit).

Tasuta proovikonto Personaga tutvumiseks telli siit.

Lisainfo: 53 46 0629 ja [email protected]