SEB kogemuslugu: kuidas innustada ja toetada kaugtööd tegevaid meeskondi?

Kuidas hoida töötajate motivatsiooni ja meeskonnavaimu endiselt üleval, kui üksteisega silmast silma kohtumisi enam endises mahus ei toimu ja kuidas teha seda kõike virtuaalselt? SEB-s on töötajate toetamiseks muutunud keskkonnas selle aasta kevadel ja suvel välja töötatud mitmeid lahendusi.

Märksa enam tõusis päevakorrale töötajate vaimse tervise toetamine. COVID-19-st tingitud teadmatus ja määramatus, uute tööviisidega harjumine, tavapärase elurütmi kadumine ning vähenenud suhtlus tekitab stressi ja pingeid. Seetõttu hakkasime pakkuma virtuaalset individuaalset psühholoogilist nõustamist professionaalidelt ja see võimalus on endiselt olemas. Lisaks individuaalsele nõustamisele toimusid grupiarutelud, kus räägiti, kuidas uue muutunud eluga toime tulla ning jagati üksteisega häid lahendusi. Samuti jätkame juba neljandat aastat 8-nädalaste mindfulness'i programmidega ja oleme alustanud koolitustega, kuidas ennetada tööstressi ning läbipõlemist ja hakkama saada ärevusega.

Nüüd, kus paljud töötajad tegelevad erinevate projektidega, suheldakse üha enam teistest üksustest või riikidest kolleegidega ning keskendutakse muutuvate tööülesannetega kohanemisele. Seetõttu on tulnud suuremat tähelepanu pöörata virtuaalsetele tööviisidele ja koostöö ning kommunikatsiooni uutele vormidele. Oma ettevõttesiseses virtuaalses ülikoolis – SEB Campuses – pakume mitmeid veebikoolitusi, kuidas korraldada virtuaalseid koosolekuid, prioriseerida ülesandeid, kasutada aega efektiivsemalt, ja üldiseid kasulikke nippe kaugtöö tegemiseks.

Selleks, et vastata korralduslikele muudatustele ja töötajate ootuste kasvule, võtsime kasutusele MS Teamsi, mis lihtsustab ühiste ülesannete jagamist ning täitmist, võimaldab paremat integreerimist ja lihtsamat juurdepääsu teabele kõikides meeskondades. Uue süsteemi kasutuselevõtuga kaasnesid mitmed veebiseminarid teemal, kuidas suurendada MS Teamsi abil kaugtöö võimekust; täiendavate lühiseminaride käigus jagasid töötajad oma kasutuskogemust erinevate funktsioonide kohta.

Meeskonnavaimu ja ühtsustunde hoidmisele tuleb kaugtööd tegevate tiimide puhul läheneda loovalt. Tavapärased organisatsiooniülesed ja meeskonnapõhised üritused on samuti muutnud oma vormi ning kogemus on näidanud, et peaaegu kõike on võimalik virtuaalselt korraldada. Stressirohkel ajal on oluline argimõtted kas või korraks eemale saada ja vürtsitada päeva meelelahutuse ning huumoriga.

Kõige populaarsem oli SEB töötajate seas Kinoteatri etendus Henrik Kalmetiga, kus töötajad said nautida päevakohast nalja. Teinekord tasub aga otsida üles organisatsioonisisesed pärlid ja meil oli suurepärane võimalus nautida armsa kolleegi live-kontserti veebi teel. Traditsiooniline Ivo Linna juhitud SEB mälumäng jäi küll sel aastal harjumuspärases vormis ära, kuid leidsime lahenduse teha mälumäng virtuaalses keskkonnas. Naiskollektiiv hindas kõrgelt ka kümmet iluhommikut, kus Reet Härmat jagas lihtsaid ilutõdesid.

Meeskondi hoiavad koos juhid ja nende toetamist ei tohi ära unustada. Selleks, et juhid ise läbi ei põleks, on oluline pakkuda neile lisavõimalusi enese hoidmiseks. SEB-s toimib väga hästi mentorlus. Loodud on oma Mentorite Klubi ja igal ajal on võimalus regulaarse mentorprogrammi väliselt pöörduda on-call mentori poole üksikküsimuse lahendamiseks. Mentorit on võimalik võtta nii SEB Eestist kui ka mujalt Baltikumist, et mõtete vahetus oleks veelgi laiem.

Samuti käivad koos juhtidele suunatud kovisioonigrupid, mille eesmärk on jagada kogemusi ning leida ühiselt lahendusi kõige aktuaalsematele teemadele. Kovisioonikohtumine toimus ka spetsiaalselt kevadel tekkinud olukorra arutamiseks, et üksteiselt õppida, kuidas saab juht kõige paremini enda meeskonnale toeks olla. Virtuaalsete meeskondade juhtimise toetamiseks toimusid veebiseminarid, oma kogemusi on jaganud teiste ettevõtete esindajad ja SEB Campuses on virtuaalsete tiimide juhtimise veebikoolitus ning täiendavad tööriistad, kuidas füüsiliselt hajali asuvaid meeskondi edukalt koos hoida.

Oleme kindlad, et vaatamata keerulistele oludele, on võimalik leida erinevaid lahendusi, et kaugtööd tegevate meeskondade motivatsiooni ja tiimitunnet üleval hoida. On selleks siis ettevõttesisese raamatu- või filmiklubi asutamine, virtuaalsed kogemuste jagamised vaimse tervise hoidmise või hajali meeskondade juhtimise teemal.

2020. aasta kevad oli kindlasti korralik väljakutse, kuid nüüdseks võime öelda, et see oli meile väga heaks õpetajaks ja kiirendiks, kuidas kohandada oma protsesse ning harjumuspäraseid käitumisi sobivaks virtuaalmaailma rohkete võimalustega. On selge, et inimesed vajavad füüsilist kontakti ja see peab jääma. Kuid samavõrd selge on nüüd ka asjaolu, et oma harjumusi muutes, üksteiselt õppides ja vastastikku inspiratsiooni andes saab luua väga ägedaid uusi asju. Virtuaalmaailmal oli ja on palju võimalusi, mida me selle aasta kevadeni veel keegi ei teadnud.