Kuidas disainida digitaalset töötajakogemust?

Konkurents turul on praegu nii suur, et kui õnnestub leida ja värvata hea töötaja, ei pruugi ta ettevõttesse pidama jääda, sest häid pakkumisi teevad paljud. See tähendab, et töötajast ei pruugi saada selles ettevõttes talenti. Talente on aga vaja. Lisaks võib probleem olla ka selles, et töötaja ei kohane piisavalt kiiresti tööülesannete, organisatsioonikultuuri ja töötamise tavade või väärtustega. Probleeme võib tekkida hiljemgi, näiteks motivatsiooni, pühendumuse ja rahuloluga.

Tööturul toimuvad praegu suured muutused. Muutumas on töövormid, näiteks pidevalt suurenev vajadus paindlikkuse järele, tööampsud, projektipõhine töötamine jne. Muutuvad ka töövõtjate ootused tööandjale, eelkõige juhtimiskvaliteedi, aga ka töökeskkonna ja töövahendite puhul, mis toetavad uusi töötegemise vorme ja paindlikkust. Siinkohal on tähtis märksõna digitaliseerimine.

Digitaliseerimine on jõudmas üha enam ka väikeste ja keskmiste ettevõteteni ning seda mitte ainult müügi- ja finantstarkvara kujul, vaid ka sisemiste tööprotsesside puhul, mis aitavad kujundada paremat strateegilist fookust, väärtusloomet ja tulemuslikkust. Juhtide praegused peamised väljakutsed on niisiis seotud töötajate leidmise ja talentide hoidmisega, aga ka töö ja töösuhete muutumise ning digitaliseerimisega.

Kõik need väljakutsed on otseselt seotud sellega, kuidas töötaja end organisatsioonis tunneb ehk töötajakogemusega. Selleks et rääkida digitaalsest töötajakogemusest (ingl employee digital experience) on esmalt vaja rääkida sellest, mis on töötajakogemus, kuidas seda disainitakse ja miks seda vaja on.

Lühidalt öeldes on töötajakogemus kombinatsioon sellest, millised on töötaja ootused (enne tööle asumist ja töötamise ajal), millised on tema kogemused (ka võib öelda, et elamused) ning kuidas ta ennast selles keskkonnas määratleb. Kõige tüüpilisemalt kirjeldatakse töötajakogemust kaheksa töötajat puudutava tegevuse või protsessi kaudu. Seda nimetatakse ka töötaja eluringiks (ingl employee lifecycle).

Töötaja ootused on tavaliselt seotud sellega, kuidas näeb ta tulevast või olemasolevat tööandjat. Näiteks on selliseid ootusi võimalik kujundada teadliku ja suunatud tööandja brändinguga, värbamisprotsessis ja esmamulje kujundamisel töösuhte alguses. Töötajal kujunevad ootused tavaliselt sõltuvalt sellest, mida tööandja on talle lubanud või pakub teistele ettevõtte töötajatele. Tasub meeles pidada, et ootuste kujunemine on siiski individuaalne ja seda mõjutavad nii sisemised kui ka välised tegurid. Ootused on tihedalt seotud sellega, kuidas tajub töötaja organisatsioonilist õiglust.

Kogemused on vahetu praktika käigus saadud positiivsed või negatiivsed elamused ettevõttes töötades ja puudutavad peamiselt töötajat ennast ja seda väga lähedalt. Need on igasugu tegevused ja protsessid, millega peab ta kokku puutuma, näiteks töösuhete dokumendid ja tingimused, töövahendid, suhted töökohal, juhtimiskultuur jms.

Enesemääratlus tähendab töötajakogemuse kontekstis aga seda, kuidas suudab töötaja mõtestada töösuhteid, töö tähenduslikkust ja kuidas näeb ta oma panust, et luua väärtust ettevõtte klientidele ja saavutada häid tulemusi. Enesemääratlus on seotud psühholoogiliste ja sotsiaalsete teguritega ettevõtte töökeskkkonnas, tagasisidestamise ja inimeste väärtustamisega.

Ootuste mittetäitumine, negatiivne kogemus ja töö tähenduse vähene mõistmine viivad selleni, et töötaja ei ole tööl õnnelik ega panusta maksimaalsel määral, tema töötulemused on keskmised või nõrgad.

Tavapäraselt mõtestatakse töötajakogemust töötaja eluringi abil, alustades sellest, kuidas ettevõte end tööandjana tööturul esitleb ja millise kuvandi loob.

Töötaja eluringi võib jagada kuueks osaks: tööandja bränding, värbamine, sisseelamine, töö kujundamine, arendustegevused, sostsiaalne keskkond, väljumine. Töötajakogemuse analüüsimine töötaja eluringi abil annab esmalt hea ülevaate, mida ettevõttes praegu töötaja heaks tehakse, ja aitab selgitada, kus võiks rohkem panustada. Seejuures on oluline näha nii suhtlust kui ka inimeste juhtimise osatähtsust kogu protsessis.

Omanikke ja juhte huvitavad head tulemused. Selleks et tulemusi saavutada, peab ettevõtte toimima ühtse süsteemina. Seda nimetatakse koostoimimiseks, kus on oluline roll nii keskkonnal, töötajatel, juhtimisel kui ka protsessidel.

Tänapäeval mõjutab töötajakogemust eriti tugevalt digitaliseerimine, aga ka selle puudumine. Digitaliseerimine puudutab neid protsesse, millega töötaja otseselt ja isiklikult kokku puutub ja mis mõjutavad tema praktilist töökogemust.

Digitaliseerimine võimaldab paljusid tegevusi ja protsesse lihtsustada ning administreerimisele kuluvat aega vähendada, seda nii töötajate kui ka juhtide puhul. Tihtipeale arvatakse, et juhtide tööaeg on olulisem kui töötajate aeg, aga see ei tohiks nii olla.

Töötajakogemuse digitaliseerimise all peetakse eelkõige silmas seda, et lihtsustatakse ja võimaluse korral automatiseeritakse tegevused, mis aitavad suunata töötaja aja töö tegemisele ja tulemuse saavutamisele. Töötajate ja juhtimisega seotud digitaalsed andmed ning nende kiire analüüs on tugi ja suunaja tulevikuotsuste vastuvõtmisel.

Töötajakogemuse digitaliseerimine aitab kaasa ka juhtimiskvaliteedile, lihtsustab töötajate ja juhtide kaasamist sellistes tegevustes, mis on varem olnud piiratud kas bürokraatia, liigse keerukuse või ligipääsetuse tõttu.

Töötajakogemuse ajakohastamisele ja disainimisele võiks läheneda kui strateegilisele arendusprojektile. Maht, fookus ja tähtajad võivad olla ettevõteti väga erinevad. Selleks et ettevõttele oluline arendusprojekt edukalt õnnestuks, võiks sammud ja tegevused hoolikalt läbi mõelda. Allpool on selle jaoks väike spikker.

1. Selgita välja ja analüüsi ettevõtte praegust töötajakogemust.

2. Kaasa juhid ja tähtsusta teemat kui ettevõtte strateegilist eesmärki.

3. Kujunda töötajakogemusest tulevikuvisioon ja määratle fookus.

4. Uuri välja takistused ja väljakutsed.

5. Uuri digitaalseid tööriistu ja lahendusi.

6. Kujunda soovitud protsessid.

7. Katseta tööriistadega, tööta need sisse.

8. Juuruta uus meetod.

9. Toeta ja jälgi kogu organisatsiooni.

10. Analüüsi mõju ja tekkinud probleeme, küsi tagasisidet.

11. Täiusta.