Kuidas valmistuda läbirääkimisteks?

Igasugused läbirääkimised tähendavad konflikti lahendamist kokkuleppe teel. Üldiselt järgneb kokkuleppele ka mingisugune koostöö, mistõttu on oluline, et protsess lõppeks mõlema osapoole jaoks rahuldavalt. Arno soovitab juba enne läbirääkimisi end koostööle häälestada ja olla mõttes valmis oma algsetes seisukohtades järeleandmisi tegema.

Läbirääkimistele minnakse alati mingisuguse hoiaku või eeldusega. Kõige rohkem mängib rolli hoiak. Kui vaadata oskusteabekirjanduse pealkirju, siis need on väga sageli suunatud võitlusele – kuidas võita läbirääkimised, kuidas väljuda võitjana, kuidas saada, mida tahad jne. See saadab lugejale väga konkreetse sõnumi, et ees on ootamas võitlus. Harvardi Läbirääkimiste Projekti väljaannete raamatud on sootuks teise suhtumisega, pealkirjad stiilis „kuidas panna nad ütlema jah“ on suunatud kokkuleppele jõudmiseks. Sõltuvalt lähtehoiakust ja eeldusest hakatakse valima vahendeid, mida eesmärgi saavutamiseks kasutada.

Kõik algab sellest, kuidas me enda jaoks mõtestame, mis on läbirääkimised. Üks levinumaid lihtsustusi on n-ö turusituatsioon, kus klient ja müüja kauplevad hinna üle. See on ühekordne läbirääkimine, kus tugevam jääb peale ja saab oma tahtmise. Traditsiooniline turusituatsioon on üks eeldusi, miks minnakse läbirääkimistele hoiakuga, et ees on ootamas võitlus ning osavate võtetega on võimalik vastaspoolel nahk üle kõrvade tõmmata. Kui üks osapool on häälestanud ennast võitlema, astub ka teine pool võitlusesse ja algabki kaikavedu.

Võtame näitena situatsiooni, kus on vaja valmistuda läbirääkimisteks tööandjaga ning eesmärk on saada parem palk. Alustuseks tuleks olukorda visualiseerida, väga hästi aitab kui panna reaalselt 2 tooli vastastikku ja istuda neist ühele. Seejärel juhata vestus sisse, räägi oma tugevatest ja nõrkadest külgedest, miks sa arvad, et oled palgatõusu väärt ja käi välja soovitud palganumber. Kui oled jõudnud numbrini vaheta tooli ja proovi elada sisse tööandja rolli. Mõtle, millist tagasisidet võiks tööandja sulle anda, kuidas võiks ta palganumbrile reageerida ja millised võiksid olla tema poolt- ja vastuargumendid. Seejärel istu jälle enda toolile ja mõtle, kuidas sa tööandjale vastaksid.

Sellise sisemise dialoogi käigus peaksid jõudma lõpuks olukorda, kus sa vajad rohkem infot. Võib-olla on sul vaja rohkem infot ettevõtte palgalisade, enda töötulemuste või selle ametikoha keskmise palga kohta. See harjutus on väga hea viis eeltöö tegemiseks. Esiteks oled sa sunnitud panema ennast vastaspoole rolli ja nägema tema vajadusi. Teiseks mõistad sa, milliste teemade kohta oleks sul vaja rohkem infot, et oma seisukohti toetada. Teineteise vajaduste kaardistamine ongi koht, kus algavad läbirääkimised. Palganumbri edasi-tagasi põrgatamisest on olulisem see, et mõlema poole vajadused saaksid kaetud.

Eeltöö käigus tuleks mõelda läbi 4 olulist punkti.

Kõigepealt mõtle inimestele, kes arutelus osalevad - mida sa nende kohta tead, millised olnud sinu varasemad kokkupuuted ja mida oled sa kolleegidelt kuulnud. Väga olulisel kohal oled ka sina ise - mida tead sa endast läbirääkijana ja millised on sinu nõrgad ja tugevad küljed. Äkki on mõni oskus, mida sa peaksid rohkem harjutama, näiteks kuulamisoskus. Paljud lendavad oma nõudmistega peale ja ei kuula vastaspoolt üldse, vaid ootavad, millal sõnajärg tagasi nendeni jõuab.

Teine punkt on vajadused ja huvid üldisemalt – mida sa tahad ja mida sa kardad. Pane väga täpselt paika, mida sa tahad ja ole valmis põhjendama miks. Kindlasti mõtle ka sellele, mis saab siis, kui sa ei saa soovitud tulemust.

Kolmandaks kaalu erinevaid lahendusi, mis oleksid selles olukorras võimalikud, seda nii enda kui vastaspoole seisukohalt – see summa, mida sa küsid, kas see on sinu maksimum või miinimum, kas oled valmis järeleandmisteks ja kui palju jne.

Neljandaks pane paika lahenduse hindamise kriteeriumid - millistele tingimustele peaks sinu jaoks üks hea lahendust vastama. Näiteks palganõude puhul oleks kasulik enne nõude esitamist vaadata üle viimane statistika sinu ametikoha palgataseme kohta. Kui tööandja küsib, kust see summa tuleb, siis on sul millelegi toetuda.

Seda küsitakse koolitustel sageli ja tavaliselt on küsija mureks see, et ta peab ennast araks. See, kes on tulnud koolitusele, ei ole juba kindlasti arg, sest ta on astunud oma mugavustsoonist välja. Mõned iseloomuomadused siiski on, mis aitavad läbirääkimistele kaasa.

Näiteks kannatlikkus, sest vahel venivad läbirääkimised väga pikaks, ettepanekuid põrgatatakse suurte läbirääkimiste puhul edasi-tagasi ja kokkuleppele jõudmine võib venida väga pikaks. Psühholoogias on tuntud selline asi nagu impulsi pidurdamatus ehk läbematus. See tähendab, et inimene kipub reageerima esimese emotsiooni pealt. Esmase reaktsiooni välja purskamine võib läbirääkimistel pigem kahju tekitada. Seda esimest impulssi tuleks pigem tagasi hoida, analüüsida öeldut ja valida siis sobiv reaktsioon. Väga olulisel kohal on ka lugupidamine. Mõtle näiteks pantvangi läbirääkimistele. Kokkuleppele jõudmiseks on äärmiselt oluline, et vastaspool tunneks, et teda võetakse tõsiselt ja tema soove austatakse. See on väga äärmuslik näide, aga sama kehtib ka lihtsamate läbirääkimiste puhul. Kõik tahavad tunda, et neist peetakse lugu, nende soove austatakse ja neid ei naeruvääristata. Lugupidamist näidanud partnerile tullakse kergemini vastu.

Üks järeleandmise põhjusi on psühholoogiline ehk isikuomadustest sõltuv. Inimesed, kes ei taha mingil juhul sattuda konflikti või üritavad iga hinna eest kõikidele meeldida, annavad kergemini järele. Nende jaoks on oluline, et kõik oleksid nendega rahul nad ütlevad kergemini jah, sest nad ei suuda taluda mõtet konfliktist. Sellised inimesed peavad tegema tööd iseendaga. Teine põhjus võib olla see, et inimene ei ole teinud piisavalt eeltööd ja mõelnud, mis saab siis, kui vastaspool tema tingimustega ei nõustu. Tal ei ole ühtegi alternatiivi, mistõttu on ta sunnitud nõustuma. Selline inimene peab tegema rohkem eeltööd ja kogu protsessi oma peas läbi mõtlema.