Kuidas anda ja saada tõhusalt tagasisidet?

Meeskonna arendamine ja juhtimine on järjepidev töö oma inimestega. Ettevõtte saab areneda just sellisele tasemele, kus on ettevõtte töötajad.

Üks võimalusi on saata töötajaid koolitustele ja loota, et asjad lähevad kohe paremuse poole. Võimalus on ka kindlasti kaasata meeskondade arendamisse arengutreenereid (coach'e) või professionaalseid koostööpartnereid, kes näevad kõrvaltvaataja pilguga asju, mida ise ehk ei näegi. Kuid esimene ja kõige tõhusam viis on iga päev ise oma inimestega suhelda, peegeldada ja väärtustada tehtud tööd ning anda edasiviivat tagasisidet muudatuste elluviimiseks.

Tänapäevases töömaailmas ei piisa enam kord aastas läbiviidavast arenguvestlusest. Töötajad ootavad regulaarset peegeldust oma tööle, tagasisidet tehtule ning vajavad tunnet, et nende panus on väärtuslik ja oluline ettevõttes. Palju räägitakse erinevatest vestlusvormidest töötajatega: arenguvestlus, üks ühele vestlus, tulemuste analüüs, eesmärkide seadmise vestlused.

Olenemata formaadist sisaldavad kõik vestlused tagasi- ja edasisidet ning hetkeseisu peegeldust – kus me oleme, mida oleme teinud ja kuidas edasi minna.

Tagasiside on kingitus, mida saab kasutada paremate tulemuste saavutamiseks ja tööprotsesside parandamiseks. Peale nende on tagasisidel veel häid omadusi.

• Suurendab eneseteadlikkust ja motivatsiooni.

• Innustab inimesi sooviga areneda.

• Austab oskusi ja teadmisi.

• Toetab eesmärkide saavutamisel ja sihtide seadmisel.

• Täidab teadmiste puudujääke.

• Annab inimestele teada, kus teha parandusi oma tegevustes.

• Vähendab hirmu teadmatuse ees.

Tagasiside andmisel on nüansid väga olulised. Seda ei saa teha suvalisel ajal või emotsioonide ajendil. Tõhus ja efektiivne tagasiside

• põhineb selgetel ootustel ja kokkulepetel;

• on fookustatud käitumisele, mida saab muuta;

• baseerub vaatlusel;

• näitab selle mõju tulemustele;

• kasutab neutraalset sõnavara;

• on antud õigel ajal ja õiges kohas;

• austab isikut ja väärtustab teda;

• omab positiivset eesmärki inimese edukuse toetamiseks.

Tagasisidet saab anda vaid juhul, kui oled ise konkreetset olukorda näinud või sellega kokku puutunud. Nn külajuttude baasil antud tagasiside tekitab vaid konflikte ja vastupanu. Samuti on oluline anda tagasiside kohe, kui sündmus aset leidis. Nädal hiljem tagasisidet andes ei ole sellel enam ei väärtust ega mõju.

Kõigepealt tuleb endale selgeks teha, miks ma soovin tagasisidet anda ja mis on selle andmise eesmärk. Olgu see siis protsesside parandamine, töötaja arendamine või mõne tegevuse tõhustamine ettevõtte eesmärkide saavutamiseks ja tulemuste parandamiseks.

Hea on meeles pidada, et inimesed jagunevad visuaalseteks, auditiivseteks, kinesteetilisteks ja reflektiivseteks kuulajateks. Mis tähendab seda, et osa inimesi kuulab silmadega ja jälgib sinu kehakeelt ning pildimaterjali, teised kuulavad kõrvadega sinu sõnumit ja sõnu, kolmandad tunnetavad ja soovivad olukorda uuesti läbi elada ning neljandad vajavad aega analüüsimiseks ja peegeldamiseks.

Seepärast on tagasiside andmisel tähtis roll hääletoonil, sõnadel, kehakeelel ja lisaks peavad need olema omavahel kooskõlas. Kui sõnum on positiivne, aga kehahoiak on kaitsev ja ründav, siis ei ole vestlusel oodatud mõju.

Vaid 7% on vestlusel mõju sõnadel, kõige rohkem mõjub kehakeel ja hääletoon.

Seega ei ole niivõrd oluline see, mida öelda, vaid kuidas kogu oma olemusega sõnumit edastada. Ole avatud ja usaldusväärne. Räägi asjadest, mida ka ise usud, ole usutav ja konkreetne.

Tagasiside andmisel on oluline usalduse ülesehitamine ja selleks tuleb leida turvaline keskkond, kus pole teisi inimesi pealt kuulamas. Tagasiside eesmärk on areng, vigadest õppimine, teadlikkuse suurendamine ja keskendumine tulevikule. Seepärast on hea selgitada ka vestluse eesmärki, kuidas saame edaspidi veel paremini ja tõhusamalt tegutseda.

Enne kui hakata tagasisidet andma, küsige kõigepealt töötajalt endalt peegeldust. Mis on tema arvates hästi, toimib ja töötab, kus ta näeb arengukohti ja vajadust muudatusi sisse viia, mida ta ise tunneb, et saaks juba tulevikus teisiti teha. Kui sinu soov on inimese areng, siis anna võimalus kõigepealt temal endal olukorda analüüsida ja peegelda. Kui on eesmärk konkreetse situatsiooni või probleemi lahendamine, siis lase ikkagi töötajal enne juhtunut kirjeldada ja anda enda põhjendus.

Parema ülevaate ja mõtete saamiseks küsi avatud küsimusi: kuidas, millal, mida, missugune, kus, mis toimis hästi, millega oled eriti rahul, mida oleks saanud muuta, kuidas teeksid seda tulevikus teisiti, mida saab selleks edaspidi teha jne. Hea on ka vestluspartneri mõtteid ümber sõnastada ja küsida täpsustavaid küsimusi, et olla n-ö samal leheküljel: „Kas ma sain õigesti aru, et kui sa ..., siis ... ja tulemuseks oli ...” Hea on siinkohal tuua näiteid võrdluseks, et väljendada ühist arusaama olukorrast.

Üks olulisemaid tõhusa ja edasiviiva tagasiside andmise nüansse on aktiivne kuulamine. Selleks on vaja omada silmsidet, kaasa noogutada ja olla 100% kohal. Sellel ajal ära vaata oma telefoni, arvutit ega lase kellelgi vahele segada. Hea on hoida pause selleks, et teine pool saaks rääkida. Tihti soovivad juhid ise vestluse n-ö täis rääkida, soovitusi ja nõuandeid ohtralt jagada, aga arendava ja edasiviiva tagasiside eesmärk on, et töötaja ise analüüsiks tehtut ning leiaks lahendusi, kuidas ja mida tulevikus teisiti ning paremini teha.

Tagasiside saab baseeruda vaid sellel, mida sina nägid ja kuulsid. Selleks on hea kasutada lihtsat ja tuntud mina-sõnumi meetodit (I message method).

Selle meetodiga saab peegeldada oma mõtteid vaid sellisel viisil, mida:

ma kuulsin ...

ma nägin ...

ma panin tähele ...

ma märkasin ...

ma tundsin ...

Läbi mina-sõnumi räägid üksnes enda kogemusest ja seda ei saa võtta ei rünnaku ega solvanguga. Sellega vähendab tagasiside saaja vastupanu ja alateadlikku soovi enda tegevust või tulemust õigustada.

Kui tagasiside eesmärk on inimese areng ja tema tegevuste ning tulemuste parandamine, siis sobib hästi kasutamiseks hea ja tuntud valgusfoori meetod.

Punane tuli – tegevus, mida tuleb lõpetada.

Kollane tuli – mis on suurepärane ja hästi ning sellega on hea jätkata.

Roheline tuli – lisaväärtus enda poolt, mõte, soovitus või ettepanek, millega võiks alustada või mida veel saaks teha.

Oluline on alustada kollasest, seejärel tuleb punane ja siis roheline tuli. See teeb tagasiside saaja vastuvõtlikumaks ja avatumaks. Alustades kohe halbade asjadega muutub inimese kinniseks ja suureneb ka vastupanu.

Kui tagasiside fookuses on tegevusteks loodud konkreetsed reeglid, protsessid ja kokkulepped, siis on hea kasutada SKM-meetodit (standard, käitumine, mõju). Sellisel juhul on tagasiside andmine üles ehitatud selliselt, et kõigepealt tuuakse välja meie reegel ja/või kokkulepe, kuidas asju tuleb läbi viia, seejärel kirjeldatakse töötaja käitumist ning viimasena tuuakse välja käitumise mõju ja tulemus.

1. Standard. Oleme kokku leppinud, et koosolekuks teeb iga osakonnajuht 10-minutilise ülevaate tuleva nädala plaanidest ja tellimusest, et teised osakonnad saaksid tellimusi õigel ajal täita ning kaupa välja saata.

2. Käitumine. Kahjuks ei ole sa viimasel kolmel koosolekul ettevalmistust teinud ega oma tellimuste kohta infot jaganud.

3. Mõju. Selle tulemusena ei ole saanud X tootmisliin oma mahtusid planeerida, meie tellimused pole õigeks ajaks väljastatud ja seetõttu peame 30 kliendile raha tagastama.

Sellisel kujul antud tagasiside on konkreetne, ajaliselt piiritletud ja välja on toodud nii kokkulepped, konkreetse töötaja käitumine kui ka oluline mõju ettevõtte tulemustele.

Kui tagasisidet antakse aasta-, arengu- või tulemustvestluse käigus, ei tohiks ära unustada tagasiside küsimist ka enda kohta. Nii nagu töötajal on keeruline saada tagasisidet, siis on seda ka paljudel juhtidel. Tihtilugu unustatakse see sootuks ära või ei peeta seda oluliseks, kurvematel juhtudel peavad juhid end ekspertideks ega näe üldse vajadust endale tagasisidet küsida. Selleks et meeskonnas oleks hea koostöö ja usaldus, tuleb siinkohal anda võimalus ka töötajatel oma mõtteid jagada. Kuidas saada ja võtta vastu tagasisidet?

• Ole avatud, see ei ole sinu kritiseerimiseks.

• Kuula selleks, et aru saada. Ära räägi vahele, ole kohal siin ja praegu.

• Peegelda, mida kuulsid.

• Küsi täpsustavaid küsimusi, kui vaja.

• Ära võta isiklikult!

• Kui vaja, küsi näiteid elust enesest.

• Ainult sina saad otsustada, mida selle infoga peale hakata.