8 klassikalist raiskamist

Esmapilgul võib see tunduda võimatu, et kuskilt saaks vaba aega juurde näpistada. Lean-juhtimine on juhtimisfilosoofia, mis käsitleb kaheksat klassikalist raiskamist, millest väidetavalt vähemalt pool esineb igas töökeskkonnas. Kui suudad need raiskamised tuvastada, siis näed, kui lihtsate tegevustega on tegelikult võimalik aega kokku hoida. Vaatame, kui palju järgmistest raiskamistest tulevad sulle tuttavad ette.

Esimene ja tõenäoliselt üks levinumaid raiskamisi on ootamine. Enamiku ajast ootavad asjad, et keegi nendega midagi teeks. Väga sageli oodatakse otsust, et saaks midagi edasi teha, või vastust oma küsimusele, mis sai kolleegile juba kaks päeva tagasi e-posti saadetud. Me ootame, et keegi meile mingi faili saadaks või meile mingit infot annaks. Mõtle, mille järele sina parasjagu ootad?

Teine raiskamine seisneb üleliigsetes liigutustes. Teeme väga palju üleliigseid liigutusi kui ei oska kasutada oma arvutit piisavalt hästi. Üks levinumaid probleeme on Excel, sageli tehakse tundide kaupa tööd, mille õige valem või funktsioon teeks tegelikult ära vaid mõne minutiga. Info sisestamine mitmesse eri süsteemi võtab samuti omajagu aega. Mõelge, kui mitmes eri tabelis sinu ettevõttes infot hoitakse ja mitmes kohas on vaja teha muudatusi, kui andmed muutuvad. 20–30% oma ajast me otsime midagi, otsime dokumente, vanu artikleid, mingeid faile või tabeleid. Tegelikult peaksid olema suuteline leidma ka oma kolleegi süsteemist üles vajaliku dokumendi vaid minutiga. See peaks olema lausa rusikareegel – info peab olema leitav mõne minutiga. Kõige suurem ajakadu otsimisel on peidetud olukorda, kui minnakse kolleegilt küsima, ega tema ei tea, kus need asjad on, siis jäädakse jutustama ja 20 sekundist saab ootamatult 20 minutit.

Kolmas on intellekti, loovuse ja oskuste raiskamine. Jari Kukkonen ütleb, et see tähendab seda, et Batman teeb Robini tööd. See on üldine tööjaotuse ja vastutuse küsimus. Mõelge, kas teil on tööl asju, mida juht ei peakski tegelikult otsustama, vaid töötaja võiksid ise selle vastutuse võtta. Sageli delegeeritakse vastutust üles, sest mõni töötaja ei julge vastutada ja koormab pigem juhti, et olla kindel. Nii juhtubki, et ülemus on kaasatud otsusesse, millist toonerit printerisse tellida, ja tema enda ülesanded jäävad ootele.

Neljandaks raiskajaks on vead. Märkimisväärne osa meie ajast kulub vigadele ja nende kontrollimisele, esikohal on valede pakkumiste koostamine ja negatiivsete otsuste tegemine. Negatiivse otsuse puhul on tehtud suur eeltöö, kogutud materjale, vahetatud infot ja investeeritud palju aega. Tegelikult tuleks teha mingisugune eelotsus, kas minna selle tegevusega süvitsi edasi, enne kui investeerida sinna hulgaliselt aega.

Viiendat võiks nimetada liigseks töötlemiseks. Töö tegemiseks kulub meil selleks eraldatud aeg, mis tähendab, et kui broneerisime koosoleku jaoks tunni, siis me ka räägime selle aja täis. Äkki saaks selle sama koosoleku teha 30–45 minutiga? Staatilised koosolekud nagu igaesmaspäevane müügikoosolek raiskavad sageli aega. Seal on alati kohal samad inimesed, kuigi iga kord ei arutata kõiki puudutavaid teemasid. Kui koosolekul on kaheksa inimest ja see kestab terve tunni, on kasutusel kaheksa tundi väärtuslikku tööaega. Võib-olla peaks selle päeva teema olema ette teada, et need, keda see ei puuduta, saaksid jätta selle päeva vahele ja kasutada seda tundi mõne olulisema ülesande jaoks.

Kuues raiskamine on ületootmine. Jah, ka kontoris on võimalik üle toota. Mõelge läbi, kas kõik aruanded, mida teil tehakse, on vajalikud või on mõni, mida tegelikult ei olekski vaja. Kas kõik e-kirja saajad ikka puutuvad asjasse või saadetakse vahel koopia kolleegile, kes tegelikult selle infoga midagi teha ei saa ja e-post lihtsalt koormab teda. Olulisel kohal on tööülesannete jaotus. Sageli tehakse kiiremini ära meeldivad asjad ja keerukamaid ülesandeid lükatakse edasi, kuni tekib pudelikael. Kas tegid täna midagi sellist, milleks tegelikult veel vajadust ei olnud, ja lükkasid raskema ülesande jälle tähtajale lähemale?

Seitsmes raiskamine on liigne transport. Mõelge, kui kaugel paiknevad asjad kõige aktiivsematest kasutajatest ja kas neid saaks lähemale tuua. Üks levinum probleem on printeri ja koopiamasina asukoht. Inimene, kes neid kõige rohkem kasutab, asub nendest kõige kaugemal ja tal kulub märkimisväärne aeg printeri ja oma laua vahet liikumiseks. Tähelepanu tasuks pöörata ka infosüsteemidele, mis toimivad tihti, nagu nad oleksid paberil – teed dokumendi valmis, saadad edasi, ootad vastust, teed omad parandused, saadad tagasi ja kõik kordub. Palju efektiivsem oleks toimetada ülesande kallal üheaegselt. Selle jaoks võib kasutada süsteeme nagu Kanban ja Trello, mis aitavad vältida dokumentide edasi-tagasi saatmist ja võimaldavad ülesandega samal ajal tegutseda.

Kaheksas raiskamine on varud. Kujutage ette olukorda, kus keegi on kogunud enda kätte hunniku arveid, et nendega mingil sobival ajal tegelda. Ühel hetkel on need kõik korraga raamatupidaja käes, kelle töömaht järsult suureneb, ja teised kolleegid peavad oma küsimustega ootama. Stabiilse töömahu huvides tuleks arveid jooksvalt kinnitada ja raamatupidajale saata. Sama lugu on vastamata kirjade ja päringutega. Kui need jäävad kuskil pidama, tekib ühel hetkel n-ö tulekahju ja nende kõikidega on vaja hakata kiiresti tegutsema. Koormus ei peaks nii suurel määral kõikuma ja selliseid varusid ei tohiks tekkida.

Meil ei olegi midagi muud kui aeg, küsimus on selles kui mõistlikult me seda kasutame. Tõsiasi on see, et oleme enamjaolt rakkes põhitööga ja leida hetk oma töö arendamiseks tundub raske, et mitte öelda võimatu. Järgnevatel nädalatel räägib Jari Kukkonen kaheksast raiskamisest lähemalt – kuidas neid tuvastada ja tööprotsessidest eemaldada.