Töödisaini rakendamine muudab ettevõtted elujõuliseks

Nimelt ootavad inimesed oma tööelult üha rohkem vabadust, paindlikkust, arenguvõimalusi ja põnevust. Tihti on aga töörollid ja ametijuhendid selles vaates liiga piiravad. Inimesed tahavad saada oma tööle tagasisidet, nad soovivad, et töö justkui kõneleks nendega.

Eestis on näiteks üks legendaarne bussijuht Rein, kes on lihtsa infoteksti Tartu–Tallinna liinil reisijatele huvitavamaks muutnud ning teinud sellest suisa loo jutustamise, kasutades eesti, soome, vene ja inglise keelt. See on näide sellest, kuidas igas ametis saab leida väljakutseid ja vältida rutiinset töötegemist.

Töödisain tähendab, et inimesel on võimalik töö endale sobivamaks kujundada, nii et ta selle käigus areneks ja see talle rohkem rõõmu pakuks. Varem on räägitud tööanalüüsist ja töökohtade hindamisest, kuid see oli pigem kaldu ettevõtte huvide poole. Töödisain on aga lähenemine, mille keskmes on kas inimene või konkreetne töölõik.

Töödisaini meetodid

Töödisaini meetodid võib jagada kolmeks:

töörollikesksed meetodid, kus eesmärk on muuta töö sisu endale sobivamaks, arendavamaks; väärtuspõhised, kus eesmärk on sobitada töö väärtused enda väärtustega; protsessi juhtimisele keskenduvad, kus eesmärk on disainida nii töövahendid kui ka töösuhted endale sobivamaks.

Töörollikeskne meetod võib olla selline, kus inimene jagab kõik oma tööülesanded kas nüriks, heaks või suurepäraseks. Nürid on need, mis teda tüütavad, ei sobi talle. Head ülesanded on need, mis tulevad hästi välja, suurepärased aga need, mille käigus ta tunneb, et areneb ise ning on teistele arenguvitamiiniks. Kui kõik ülesanded on kirjas, saab analüüsida proportsioone – ideaalis peaks olema häid ja suurepäraseid ülesandeid kokku kuni 80 protsenti kogu töömahust. Sageli avastavad inimesed aga, et häirivaid ülesandeid on liiga palju. Neid tulebki siis ümber disainida, näiteks küsides nelja küsimust:

1) mis juhtub, kui ma seda ülesannet ei täidaks;

2) kas ülesannet saab täita keegi teine; 3) kas ülesannet saab täita senisest nutikamalt või hoopis automatiseerida; 4) kuidas mõtestada ülesanne ümber nii, et „ma pean” ülesandest tekiks „ma tahan” ülesanne.

Kui kõikide ebameeldivate ülesannete kohta need küsimused kas meeskonnas või koos juhiga läbi töötada, siis võib leida väga häid lahendusi ja disainida tööd oluliselt meelepärasemaks.

Väärtuspõhine lähenemine

Väärtuspõhiste meetodite puhul võib kasutada ka üldiseid tööväärtusi, näiteks Norman Amundsoni väärtuste ratast, kus paluda inimesel välja valida kolm olulist asja, mida ta väärtustab. Seejärel võiks ta hinnata rahulolu nende väärtustega praegusel töökohal. Kui kaks või enam väärtust saavad punktid viis või alla selle, on põhjust muretseda, enamasti lahkuvad need inimesed järgmise poole aasta jooksul.

Amundsoni ratta väärtused:

– suhted– tunnustus– panus– sobivus– paindlikkus– õppimine– vastutus– innovatsioon– kindlustatus– asukoht

Kui väärtuste analüüsist tuleb välja, et inimene tunneb puudust tunnustusest, siis saabki küsida, milline on ettevõtte tunnustamiskultuur, kas valitakse ainult aasta kolleegi või tehakse ka muid asju. Võib-olla on puudu tunnustamissüsteem, kus kõik saaksid kõiki lihtsasti tunnustada tänukaartide või väikeste kingitustega.

Protsessikeskne lähenemine

Protsessi juhtimisele keskenduvad meetodid koguvad jooksvalt kiiret tagasisidet selle kohta, kuidas inimesed end iga päev tunnevad ja kui rahul on nad tööga. Selleks on erinevad tagasisidevõimalused, kus jagatakse juhiga töövõite ja kaotusi, aga näiteks ka BlueMonday.ee, kus inimesed monitoorivad päeva jooksul kogunenud positiivseid ja negatiivseid episoode. Iga kahe nädala järel saadakse kokku, et neid koos analüüsida ja lahendada. Näiteks kui tuleb välja, et paljude jaoks on probleem ülekoormus, siis leitakse praktilisi lahendusi, et seda kiiresti parandada.

Tihtipeale ei taju juhid, kui palju on organisatsioonis raiskamist. Igaühel on võimalik anda justkui 100%: oskusi, teadmisi, kogemusi ja õpivõimet, kuid ühel hetkel tunneb inimene, et ta ei saa seda teha, takistusi on liiga palju. Takistuseks võivad olla ebaefektiivsed koosolekud, infosulud, keerulised suhted, segased protsessid, vähesed teadmised, liiga kõrged ootused vms. See tekitab nii töötajatel kui ka juhtidel jõuetuse tunde, näeme küll seatud latti, aga pole jaksu selleni püüelda. Töödisaini meetoditega saab töötada selle nimel, et esile tuleks inimese parimad küljed ja raiskamine väheneks.

Usalduspõhine juhtimismeetod

Töödisain on eeskätt usalduspõhine juhtimismeetod, millesse on kaasatud ka töötajad. Juht peab uskuma kollektiivsesse intellektuaalsusesse, st mida rohkem saavad inimesed ise osaleda organisatsiooni disainis, seda suuremat autonoomsust nad tunnetavad, seda rahulolevamad nad on ning see paistab ka klientidele välja. Niisugusesse ettevõttesse soovitakse tööle tulla ja personali motivatsioon säilib.

Väga keeruline on töödisainiga tegeleda olukorras, kus pärast ülekoormuse tuvastamist teatab juht, et personali juurde ei palgata ja ülesandeid ümber ei jagata. Või kui töötajale on ülesanne vastukarva, kuid juht teatab, et sel juhul leiame inimese, kellele need tööülesanded sobivad – selle asemel, et uurida välja töötaja vastumeelsuse põhjus. Töödisaini rakendamine õnnestub paremini juhtidel, kes usuvad inimeste headesse kavatsustesse ja muutumisvõimesse. Lisaks on hea kasutada praktilisi töövahendeid, näiteks Vivic.com, Clearbeat.com, Bluemonday.ee, Happyme.ee või pöörduda tööpsühholoogide ja organisatsiooni disainerite poole.

Pikemalt loe selle teema kohta Juhi teabevarast

Autor: Tiina Saar-Veelmaa, aaretesaar.ee, tööõnne spetsialist