5 väljakutset kaugtööd tegevatele ettevõtetele

Juba praeguseski tööjõu olukorras on kaugtöö võimaldamine töötajatele reaalsus, mitte ulmefilmist vilksamisi nähtud tulevikustsenaarium. Praegu ehk veel kõik töötajad tööandjalt kaugtööd massiliselt ei küsi, kuid paari aasta pärast enam selleta kuidagi ei saa ja sellega peavad ka juhid arvestama. Millised on viis peamist väljakutset, millega ettevõtted tarku tööviise kasutusele võttes arvestama peaksid?

Kaugtöö saab edukalt toimida vaid siis, kui organisatsiooni juht mõistab selle tööviisi olemust ja võimalusi ning usaldab oma inimesi ka siis, kui töö toimub distantsilt. Esmalt tasub ise järele proovida ning kogeda, millised on plussid ja miinused ning kuidas see võib töö tulemuslikkust mõjutada.

Kui juhi ja töötaja vahel usaldust ei ole, võib kaugtöö katsetus üsna lühikeseks jääda. Peamiselt kerkibki usalduse küsimus üles seetõttu, et kaugtöö praktiseerimisest pole veel harjumust kujunenud ning pole ka paika pandud ühised reeglid, mille alusel eemalt tööd tehakse. Kui juht ei suuda usaldada töötajat, kes kogu aeg tema pilgu all tööd ei tee, siis on ka töötajal keeruline efektiivselt distantsil töötada. Tekib vajadus end kogu aeg tõestada ja reaalselt nähtavaks teha ning kogu energia, mille võiks panustada töösse, läheb aruandmisele ja selgitamisele. Selline probleem aga kaob, kui töötajal on kindlad eesmärgid ja tiimis kokkulepitud suunised, mille alusel distantsilt töötatakse. Loevad tulemused, mitte tööprotsess! On vaja sellest iganenud mõtteviisist lahti lasta ja astuda samm tänapäevasesse juhtimisse.

Kui juht ei saa eemalt töötava inimesega hakkama, näitab see selgelt ka juhtimise puudusi. Juhtimise aluseks on oma tiimiliikmetega kokku lepitud vastastikused ootused. Üheskoos pannakse paika, milline on eeldatav töömaht ja tulemused, milleni päeva, nädala, kuu, kvartali ja/või poolaasta lõikes soovitakse jõuda. Kui tulemusmõõdikud on kokku leppimata, polegi ju vahet, kas töötaja on kaugtööl või kontoris, juhil pole ikka ülevaadet, kus maal inimene oma tegemistega on.

Palgainfo Agentuuri statistika ütleb, et üle poole ettevõtetest võimaldab oma töötajatel kaugtööd teha. See on vägagi tervitatav ja on hea meel näha, et ettevõtted seda võimalust aina enam kasutavad. Kuid sama statistika ütleb ka seda, et enamasti lubatakse paindlikku aja- ja kohavalikut vaid kindlatele gruppidele või üksikutele töötajatele. Kaugtöökonkursi žüriiliikmena ettevõtete eneseanalüüse hinnates võib täheldada, et nii mõneski ettevõttes on kaugtöö jätkuvalt privileeg vaid juhtidele. Kaugtöö aga ei tohiks olla preemia. See on nutikas viis ja tööriist inimesele, kes soovib oma tööd efektiivsemalt teha, olenemata kas tegu on juhi või spetsialistiga. Miks peaks juht olema eelistatum, et oma tööd paremini teha? Töötajad on ettevõtte suurim vara ja nende ootustega tuleb kaasas käia, juba praegu.

Endiselt toovad ettevõtted nõrga lülina välja ka tehniliste vahendite töökindluse. Tehnoloogia on kaugtöö vundament ja hügieenitegur, millele on kogu protsess üles ehitatud. Ilma selleta saavad vaid väga vähesed ametikohad tänapäeval tööd teha. Distantsilt ilma hea internetiühenduse, sülearvuti ja vajalike programmideta töötav inimene on justkui seotud kätega.

Väga olulisel kohal on ka kommunikatsioon: kaugtööl oleva töötaja infost ilma jätmine, liiga hiline info saatmine, info liiga aeglane liikumine on levinumad ülesloetletud komistuskohtadest.

Läbimõeldud tehnilised lahendused aitavad luua ühise infovoo ja virtuaalse töölaua, just nagu istuksid kõik kontoris üheskoos. Seega tasub enne kaugtööga alustamist tehnilised lahendused põhjalikult läbi mõelda ja paluda vajadusel seadistamiseks IT-toe abi. Seda ei tohiks kindlasti viimasele minutile jätta.

Veel üks oluline väljakutse, millega silmitsi seistakse, on paindlike võimaluste pakkumine neile, kelle tööiseloom tõesti enamiku ajast füüsilist kohalolekut nõuab. Nendeks on näiteks klienditeenindajad esindustes, müüjad kaupluses, tehnikud objektil jne. Kuidas lubada ühel teha kaugtööd ja teisel mitte, kuna tema tööülesanded seda ei võimalda? Sellisel juhul tasub mõelda paindlikkust pakkuvate alternatiivide peale. Nii on Elisa näiteks juurutanud klienditeeninduses kuuetunnised tööpäevad ja telemüügivaldkonnas katsetanud neljapäevase töönädalaga. Praktika näitab, et see aitab kasvatada klientide rahulolu ja parandada müügitulemusi. Töötajad on energilisemad ja rõõmsamad ning saavad oma ajakorraldust paindlikumalt planeerida. Tegelikult on võimalusi erinevaid, ettevõte peab olema vaid avatud neid kaaluma.

Lõpetuseks on kindlasti üks peamisi väljakutseid näha suuremat pilti ja seda, kuidas paindlikku töökorraldust veelgi süsteemsemalt rakendada. Tegelikult on kaugtöö ainult üks võimalus. Laiemalt võiks läbi mõelda ka selle, kuidas igal pool oma tööd mõtestatumalt teha. Aina populaarsemad on näiteks tegevuspõhised kontorid, kus tööülesande põhjal saavad inimesed valida süvenemiseks vaiksema ruumi, avatud tiimitöö alal ajurünnakuid teha või helikindlas telefoniboksis teisi segamata kliendiga kõneleda.

Sarnast kontseptsiooni järgivad ka jagamismajanduse kontseptsioonil põhinevad koostöötamiskeskused (nt Workland), kus lisaks analoogsele kavalale tööruumipaigutusele pakutakse võimalust ka koostöövõrgustikku kasvatada. Selline koostöötamise lahendus sobib näiteks neile, kes otsivad kontorile vahelduseks alternatiivi, töötavad vahel teises linnas või riigis, ning ka näiteks tiimidele, kes soovivad aeg-ajalt enda tavapärasest ja tuttavast kontorist väljaspool ajurünnakuid või koosolekuid teha.

Seega ootan järgmistelt aastatelt rohkem läbimõeldud lahendusi ja tervikpildi nägemist, oma võimaluste kaardistamist ja mis peamine – juhtidelt avatud meelt.