Vead, millele kulub poolteist päeva

Vead ja igasugune kontrollimine sulanduvad ajapikku harjumuspäraseks osaks tööst. Me ei märkagi enam seda ajakadu, mis selleks kulub. Sageli jääme samu vigu kordama, sest me ei leia aega, et otsida üles põhilised põhjustajad ja tegeleda nende eemaldamisega.

Vigadega tegeledes kaotame tegelikkuses aega mitmekordselt, esiteks läheb aeg raisku mingit asja valesti tehes, teiseks ei saa vigade parandamise ajal oma põhitööga edasi minna, vaid tuleb tegeleda vana asja ümbertegemisega. Viga võib tekkida ühe inimese tõttu, aga selle parandamiseks läheb sageli vaja mitme inimese panust. Vigade põhjustajate leidmine ja lahendamine nii, et vead ei saaks enam korduda, on ennast väga kiiresti tasuv töö. Armand Feigenbaumi tõestas oma uuringutega, et ühes keskmises tootmisettevõttes kulub 20-30% ressursist n-ö varjatud tehase tarbeks, mis kontrollib ja parandab vigu.

Tarneahela erinevates etappides võidakse teha kattuvaid kontrolle teadmata, et mõned asjad on juba korra või korduvalt üle kontrollitud. Sama kehtib osakondade vahel liikuva töö kohta – järgmine osakond kontrollib midagi, mida eelmine osakond juba kontrollis. Soome Haridusministeeriumi esindaja kirjeldas ühes töötoas seda, kuidas ametnikud peavad teatud asju mitu korda üle kontrollima. Nad ei saa endale vigu lubada, sest tegemist on avalikkuse rahaga. Üks töötoas osalenud koolidirektor esitas selle peale asjakohase küsimuse: „Millise raha eest neid korduvaid ülekontrollimisi tehakse?“. Vigu tuleb vältida, kuid liigne kontrollimine pärsib tunduvalt tootlikkust.

Suuremates asutustes on dokumentide ülevaatused sageli aeganõudvad, kuid vähe efektiivsed. Ühes ministeeriumis küsis osakonnajuhataja oma alluvate käest: „Vastake nüüd palun ausalt, kes tegelikult ülevaatuse käigus seda dokumenti luges?“. Kümnest inimesest tõstsid käe need kaks, kes olid ülevaatajate nimekirjas esimestena kirjas. Ülejäänud olid lisanud oma initsiaalid lootes, et eelpool nimekirjas olevad inimesed olid paberi hoolikalt üle vaadanud. Dokument viibis kaua aega kooskõlastusringil, kuid dokumendi kvaliteet ei muutunud selle ajaga paremaks.

Ühes kondiitriäris pani töötaja rummipallide valmistamiseks taignatükke jupphaaval kaalule, selleks, et iga rummipall oleks õige suurusega. Ühe rummipalli tegemiseks pidi ta taignatükke mitu korda kaaluma ja korrigeerima. Samas oleks šablooni või vormi abiga valminud õiges suuruses rummipallid kiire liigutusega, ilma korduva mõõtmiseta. Seda tasuks silmas pidada ka seadmete häälestamisel. Aega saaks märgatavalt kokku hoida, kui korduvate ülesannete juures kontrollimise vajadust vähendada. Näiteks võib teha põrandasse märgistused, kus peaksid lisaseadmed täpselt paiknema, et järgmisel paigaldamisel üle kontrollimist vältida.

Tuleks luua veakindel süsteem. Väga huvitavaid veakindlate süsteemide näiteid leiab Youtube’ist või Google’ist otsingusõnaga poka-yoke (jaapani keeles „veavälistus“). Vigade tekkimine muudetakse erinevate disaini ja tarkvaralahendustega võimatuks. Kui sae kasutaja peab sae sisselülitamiseks vajutama lihtsalt kahte nupu, ei ole tal võimalik käsi tera vastu panna ja ennast vigastada. Kaaludega välistatakse vead, mis võivad olla põhjustatud sellest, et komponent sisaldab liigseid osi või on mõni osa puudu. Tarkvara lahendused teevad sisestatud andmetes loogilisuskontrolle – näiteks vastsündinu inimlapse pikkus ei saa olla üle 100 sentimeetrit, tarkvara tuvastab kohe selle vea, mida inimese silm ei märganud.

Vigadest õppimiseks tuleb liidritel arendada kollektiivis usaldust. Eksimine on inimlik ja kindlasti ei tohi vigu meeskonnas varjata, sest vastasel juhul pole võimalik neid efektiivselt lahendama asuda. William E. Deming ütleb, et efektiivsuse parandamiseks tuleb hirm vigade ees välja juurida, et igaüks saaks töötada võimalikult tulemuslikult.