Tegevuspõhise kontori võimalikkusest ja võimalustest avalikus sektoris

Tegevuspõhine kontor peegeldab töökultuuri, mitte ainult sisekujundust

Sotsiaalministeerium liitus ühishoone projektiga 2011. aastal. Neljale ministeeriumile uue hoone ehitamise eesmärk oli luua kaasaegne ja säästlik töökeskkond, mis võimaldab riigil kulusid kokku hoida. Sotsiaalministeeriumi soov oli lisaks sellele luua ühishoones töökeskkond, mis võrreldes tänaste oludega vastaks rohkem meie vajadustele, aitaks tõsta töötajate rahulolu töökeskkonnaga ja pakuks mitmekülgsemaid koostöö tegemise võimalusi. Seetõttu otsustasime esialgses projektis välja pakutud avatud kontori planeeringu asemel hoopis tegevuspõhise kontori kasuks.

Mõtleme julgelt ja suurelt tulevikutöö teemadele ja üks keskseid suundi selles on paindlikkus. Paindlikkus tegevuspõhise kontori mõttes tähendab seda, et püsitakse liikumises: töögrupid koostatakse vastavalt teemale ja ruume kasutatakse tööülesandest lähtuvalt. Tulevikutöö on ka Eesti Euroopa Liidu Nõukogu eesistumise üks prioriteete ning sellega seoses on sotsiaalministeerium ka ise paindlike lahendustega tulevikutöö suunanäitajaks.

Tegevuspõhises kontoris on iga töö jaoks sobivaim koht ja võimalused

Sotsiaalministeerium asub ühishoones 3.–7. korrusel. Teiste ministeeriumidega jagatakse ühiselt –1.–2. korrust. Sobiva kaasaegse töökeskkonna loomisel aitas meid Martin Pärn. Praeguse töökorralduse ja ruumide kasutamise problemaatika mõistmiseks analüüsis ta töötajate ruumi kasutust, korraldas intervjuusid ja töötoa, kus töötajad said kaasa rääkida töökeskkonna kujundamisse.

Uue kontori kujundamisel lähtuti sellest, et ministeeriumi teenistujad saaksid oma töökohta valida sõltuvalt tehtava töö iseloomust. Ühishoones on sotsiaalministeeriumi korrustel olemas kohad, mis toetavad meeskonnatöö tegemist, ja koosolekuruumid nii väiksemate kui suuremate meeskondade kohtumiseks. Igal korrusel on telefoniboksid privaatsust nõudvate kõnede tegemiseks ja vaiksed ruumid süvenemist nõudva töö tegemiseks. Spontaansete arutelude jaoks on avatud alal püstiseisu-koosolekulauad. Lisaks aruteludele saab nende ümber soovi korral ka püsti seistes tööd teha. Samuti on igal korrusel istumisalad, mida saab kasutada nii lühiajalisteks aruteludeks kolleegidega kui ka mahukamate materjalide lugemiseks. Eriilmelised töökohad pakuvad tööpäeva jooksul ka füüsilist vaheldust, kuna võimaldavad valida, millises asendis tööd teha: seistes, töötoolil või diivanil istudes.

Tegevuspõhisele kontorile omaselt on ruum tsoonideks jagatud ja avatust katkestavad erinevad koostööruumid. Erineva funktsionaalsusega töötsoone on kolm, mis koosnevad veel omakorda eri töökohtadest:

Jagatavate töökohtadega tsoon koosneb avatud alal paiknevatest töökohtadest ning vaiksetest töökohtadest,Avaliku ala tsooni moodustavad nõupidamisruumid ning avatud ala,Kolmanda tsooni moodustavad kindlale grupile määratud projektiruumid ja juhtimiskeskus.

Et inimene ei peaks hommikul mitme korruse vahel endale vaba töökohta otsima hakkama, on igaühel oma n-ö kodukorrus. Kodukorrusel on töötajatel lukustatav kapp oma isiklike asjade ja töövahendite hoidmiseks. Süvenemist nõudva töö jaoks on igal korrusel vaiksed toad. Nendes ruumides on keelatud ka telefoniga rääkimine. Akustika parandamiseks on kasutatud nii laua- kui ka põrandasirme.

Üks võtmesõna on tõhusad IT-lahendused

Tegevuspõhise kontori toimimist toetab tõhusalt toimiv sidelahendus. Varasemalt kasutusel olnud lauatelefonid on asendunud tarkvaratelefoniga. Ametnike lauatelefoni numbrid ei kao kuhugi, telefoniga rääkimine käib kas kõrvaklappidega ühendatud arvuti kaudu või oma mobiiltelefoniga, millele on lauatelefoni number edasi suunatud. Selline lahendus võimaldab paindlikumalt helistada ja vajadusel jätkata kõnet telefonikabiinis.

Mõtestatud sisekujundus

Tegevuspõhise kontori ideed toetavad erinevad sisekujunduse detailid ja graafika. Sisearhitekt on kasutanud vastavalt ruumi kasutamisfunktsioonile erinevaid vaibamustri motiive. Kui kontori vaiba põhitoon on soe helehall rukkilille õielehe motiiviga, siis vaiksete avakontori töökohtade juures muutub ebakorrapärane muster rütmilisteks täppide sammuks, andes niimoodi ruumis liikujale märku tsooni muutusest. Köögi keskel on aga triibulisest kattest risttee tingmärk, markeerimaks kohtumispunkti ja risteed, st võimalust hetkeseisu vaagides uusi valikuid teha.

Graafika toetab korrustel liikumist ja eri tsoonide vahel orienteerumist. Ministeeriumid eristuvad üksteisest värvidega, millel on oma tähendus. Ühe ministeeriumi eri korrustel aitavad vahet teha sümbolid ja nõupidamisruumide nimed. Graafika kontseptsiooni on välja pakkunud Velvet.

Allikas: sotsiaalministeeriumi ajaveeb