Uue töötaja sisseelamisel on võtmeroll juhil

Uue töötaja sisseelamise seisukohalt on kriitilise tähtsusega esimesed töönädalad, kuid eriti esimesed tööpäevad. Selleks, et kõik sujuks ja alles tööd alustanud inimene keskkonnaga harjuks ja juba mõne aja pärast ametit ei tahaks vahetada, tuleb sisekliima ja tiimiga kohanemine talle võimalikult sujuvaks teha. See on tiimitöö ja nõuab panustamist nii juhilt, meeskonnalt kui ka uuelt töötajalt.

Värskes töökohas alustavale uuele töötajale on juht üks esimesi ja olulisemaid võtmeisikuid. „Hästi oluline on mõista, et uus inimene ei tule tööle personalitiimi, vaid juhi alluvusse. Personaliinimesed saavad igati uue inimese tööle tulekul juhile toeks olla, kuid ennekõike vajab lisanduv tiimiliige juhi tuge, juhendamist ja tähelepanu,” selgitab Sigrid Mõisavald. Ilmselt on nii mõnigi kokku puutunud olukorraga, kus tal ei ole esimesel tööpäeval arvutit või vajalikke töövahendeid. „Paraku olen ka mina ise olnud ühes ettevõttes selles olukorras, kus minu saabumisel oli üllatus suur, et kas täna on tõesti minu esimene tööpäev. Selline olukord on ebamugav nii kandidaadi kui ka kõigi teiste jaoks ning ei jäta kandidaadile ettevõttest head esmamuljet,” kirjeldab Mõisavald. „Seepärast peakski juht planeerima endale selleks päevaks aega, et tutvustada kolleege või töökorraldust, näidata maja,” lisab Riina Ilves.

Mõisavald ütleb, et on ka tore traditsioon, kui töötajat peetakse meeles näiteks väikese tervituskingiga. „See ei pea olema üldse midagi suurt – väike kombinatsioon šokolaadist, märkmikust, pastakast, millele on lisatud tervitussõnum, on täiesti piisav,” lisab ta. „Isegi kui inimene on tagasihoidlik ja suurt tähelepanu ei taha, näeb ta, et teda on meeles peetud ja teda oodatakse,” on Ilves nõus.

Ilves rõhutab, et nii, nagu juht peab uue töötaja tulekuks valmis olema, peab juht ka ülejäänud tiimi pardale saama. „Uue inimese jaoks on väga keeruline tulla meeskonda, kus tema tulekule tähelepanu ei pöörata. Seega peaks juht tiimiga uue inimese tuleku kooskõlastama. Hea on ka, kui ta aitab välja selgitada mentori või tugiisiku, kes esimestel päevadel värskele töötajale toeks on – näitab, kust saab kohvi võtta, kus on puhkenurk jne. See on igapäevases mõttes paljudele triviaalne, aga esimest päeva tööl olijale väga väärtuslik informatsioon.”

Mõisvald selgitab lisaks, et teadlik juht on tiimis paika pannud juba kindlad kokkulepped ja traditsioonid, kuidas uut inimest vastu võtta. Nii läheb sulandumisprotsess palju ladusamalt. „Näiteks võiks traditsiooniks võtta, et esimesel päeval lähevad kõik koos lõunale. Hea on selleks tiimiliikmetele enne kalendrisse aeg kokku leppida, siis teavad kõik arvestada ja saab kohe alguses rahulikult vabamas keskkonnas tutvuda. Ka üldisemas mõttes on hea, kui praktika juht lepib esimestele nädalatele kokku kohtumised peamiste koostööpartnerite ja kolleegidega. See toetab suhete kujunemist ja aitab uuel inimesel kiiremini inimestega kontakti luua,” soovitab Mõisavald. Ta lisab, et kõik algabki tegelikult organisatsioonikultuurist ja sellest, millise õhkkonna on suutnud juht tiimis luua. Ka Ilves kinnitab, et sõbralikku ja teretulnud sisekliimat hetkega ei loo. See algab kõik sellest, kuidas tiim iga päev töötab.

Kuigi enamik õpibki üksteist tundma töö käigus, siis on oluline, et töötajaid kaasataks kohe ka igapäevasesse infovahetusse ja informaalsemasse jutuajamisse, mis ei puuduta nii konkreetselt tööülesandeid. „Esimeste päevade jututeemad võikski olla seotud hoopis üksteise tundmaõppimisega, mitte pelgalt reeglite ja ülesannete tutvustamisega, mida on loomulikult ka vaja. Ka juht võiks siin töötajat ette valmistada – kui ta teab, et uuele töötajale meeldib discgolf või on tiimis hoopis mõni fanaatikust maletaja, tasub seda infot jagada. Ühiste teemade leidmisel on hobid või huvid alati hea alguspunkt ja on palju julgem kööginurgas vestlust alustada,” toob Ilves näiteid.

„Ka tasuks töötaja kohe kaasata kõikvõimalikesse ühistesse veebipõhistesse vestlusvoogudesse (Slack, Microsoft Teams), kus jagatakse jooksvat infot muu tööelu kohta – need on nn virtuaalsed kohvinurgad. Ka see kiirendab uue töötaja kohanemist,” on Mõisavald veendunud. Eriti oluliseks on see muutunud tänapäeval, kui mõni tiimiliige töötab distantsilt ja kogu tiim ei ole ühes kohas koos. Siis jääb paratamatult sellist igapäevast vabamat muljetamist vähemaks ja kõik ei ole ühises infovoos. „Lisaks võiks alguseperioodil olla sellisel juhul rohkem videosilla teel kõnelusi – nii saavad näod kiiremini tuttavaks, kui lihtsalt kirja või telefoni teel suheldes,” lisab Mõisavald.

Küll aga on mõlemad nõus, et kollektiivi sulandumine vajab kõigi osaliste soovi ja aktiivsust. „Tuleks meeles pidada, et ka töötaja ise võiks üles näidata initsiatiivi, olla julge ja suhtlust alustada. Jah/ei vastuseid on kõige kiiremad vestluse tapjad, neist tasuks hoiduda,” selgitab Ilves. Mõisavald lisab, et esimestel päevadel on uut infot palju, seetõttu tasub ka ise aktiivselt teha märkmeid ja ülestähendusi, mis hiljem heaks abiks on.

Nii Mõisavald kui ka Ilves selgitavad, et katseaja lõpuvestlus ei ole kindlasti esimene koht, kus peaks juht töötajaga koos maha istuma ja vestlema. Pidev tagasisidestamine peaks algama kohe. „Elisas on sellised silmast silma kohtumised igapäevatöö loomulik osa. Kindlasti võiks vähemalt kord nädalas võtta selle aja, et neljasilmakohtumisel rääkida, kuidas töötajal läheb: mis meeldib, mis mitte, kuidas sujub suhtlus töökaaslastega,” ütleb Ilves. Muu hulgas on see tema sõnul väga väärtuslik info juhile – uus töötaja näeb asju teisiti – see võib anda kasulikku sisendit, kuidas tööprotsesse efektiivistada või tooteid-teenuseid parandada. Mõisavald lisab, et kindlasti ei tohiks karta ning võiks olla avatud „Miks te nii teete?“-küsimustele, sest need võivad viia väga oluliste märkamiste ja uuendusteni ning aidata välja tuua tegelemist vajavaid teemasid, mida vanemad olijad enam ei märka.

Kokkuvõttes on spetsialistid nõus ja rõhutavad veelkord, et olenemata sellest, kui iseseisev või kogenud uus töötaja on, vajab ta alguses tähelepanu ja tuge. Juht ei peagi ise kogu aeg kohal olema, aga töötaja peaks teadma, et tal on kindel seljatagune ning ta võib oma küsimustega igal ajal pöörduda. „Töötaja peab tundma, et ta on võetud tööle midagi korda saatma – talle on antud moraalne toetus ja usalduskrediit,” kirjeldab Ilves ja lisab, et kahtlemata on iseseisvus oluline, aga juht peab aitama luua raamistiku, milles orienteeruda. „Sulle võidakse anda kätte kompass, aga kui sa ei tea, kus sa oled ehk mida sinult oodatakse või kas liikuda põhja või lõunasse, on keerukas ka kiirelt liikvele minna,” tõdeb Ilves lõpetuseks.