Kontoris olemine ei võrdu tööga

Väga paljude ametite, näiteks raamatupidajate, arendajate, disainerite jne töö on selline, kus kaheksast viieni kontoris istumine otseselt mingit lisaväärtust ei loo. Tõsi ta on, et näost näkku kohtumist ei asenda täielikult kahjuks veel ükski tarkvara. Tasapisi aga tekib juurde aina enam tööriistu ja seadmeid, mis seda lihtsustavad, ning seega ongi üsna loomulik mõni päev vahelduse mõttes mujal töötada.

KUIDAS?

Ülikiire ja valdavalt tervet Eestit kattev mobiilne internet, videokonverentsi lahendused ja lisaks veel lugematu hulk muid koostöötamise e-keskkondi loovad võimalused tööülesandeid täita peaaegu igalt poolt ning vajalikud Excelid ja esitlused saab ka vabalt valitud ajal ja kohas tehtud.

Kui sa veel ei ole oma igapäevatöö organiseerimiseks ja kommunikatsiooni parandamiseks digitaalseid abimehi kasutusele võtnud, siis alustamiseks soovitaks populaarsemaid tööriistu.

INFO JAGAMISEKS JA IGAPÄEVASEKS SUHTLEMISEKS

Slack – väga mugav meeskondadele mõeldud ja lihtne viis kolleegidega suhtlemiseks ja info jagamiseks (lihtne kasutada).

Fleep – sõnumirakendus oma kõikide vestluste toomiseks mugavalt ühte kohta, ühendab e-posti ja vestlused ühte keskkonda (ühendab e-posti ja chat’i.)

PLANEERIMINE JA KOOSTÖÖ

Trello – veebipõhine planeerimise ja koostöö korralduse vahend (lihtne kasutada ja laialdaste võimalustega).

Asana – planeerimise ja koostöö korralduse vahend (annab parima ülevaate projektidest).

Clanbeat – loob struktuuri meeskonna heaolu mõõtmiseks ja eesmärkide jälgimiseks, eriti oluline, kui tiimi liikmed on teineteisest füüsiliselt kaugel (ideaalne töörist juhile).

KOOSTÖÖTAMISE VAHENDID

G-Suite – e-post, dokumendihaldus, kalender, veeb (kõik-ühes-lahendus ettevõttele).

Office 365 – e-post, dokumendihaldus, kalender (kontoritarkvara oma tuntud headuses).

Deekit – veebipõhine digitaalne tahvel, mis aitab kaasa üle veebi peetavatele koosolekutele.

MÜÜGITARKVARA

Pipedrive – veebipõhine (+ äpp) müügitarkvara (integratsioonid, lihtne kasutada).

MIDA TÖÖANDJANA TEHA SAAN?

Esmalt vajab suurema tööaja ja koha vabaduse andmine tööandja ja juhi mõttemalli muutust. Eesmärk ei peaks olema tööl käimine, vaid kokkulepitud tulemuse ja eesmärkide saavutamine. Kindlasti eeldab selline lähenemine vastastikust usaldust.

Kui ettevõttel on oma siseveeb, ühine võrguketas või muu tehniline lahendus, millele peab ligi pääsema ka väljastpoolt, tuleks luua kohtvõrgu lahendus, mis tagaks töötajatele turvalise ligipääsu dokumentidele ja töövahenditele ka väljaspool kontorit.

Võimalusel peaks koosolekuruum olema varustatud ajakohase videokonverentsi seadmega. Sellisesse koosolekuruumi saab video-kõnega sisse helistada ka arvutist või nutitelefonist ja kõik osalised ei pea ilmtingimata füüsiliselt kontoris olema.

Mõtle eelnevalt, kas kõik vajalik on kaugtöö jaoks olemas.Hangi endale korralikud mikrofoniga kõrvaklapid, sest udusest veebikaamera pildist palju olulisem on kvaliteetne heli. Kui sinu vestluspartnerid sind ei kuule, heli sahiseb ja kajab, siis ei tule koosolekust midagi välja. Kvaliteetne heli on olulisem kui hea pilt.Kui plaan on töötada maakodust või suvilast, siis tõenäoliselt ei ole seal interneti püsiühendust. Seega, tuleks hinnata, kas (mobiili)levi on piisavalt hea, et see võimaldaks ka üle video reaalajas pilti jagada – see on oluline, kui ühist esitlust või dokumenti koostatakse. Kehva levi korral võib abi olla välisest antennist ja eraldi 4G ruuterist, kuhu sisse saab võtta eraldi 4G interneti lisa-SIM-kaardi.Tuleks meeles pidada, et kaugtöö korral kipub enamik meist hoopis üle töötama ja kontorist eemal viibimist pikkade ületundidega kompenseerima. Seega tasuks endale seada selged ruumilised ja ajalised piirid töö ja vaba aja vahele, et üks teist päris ära ei sööks.

KOKKUVÕTTEKS

Arvukad uuringud ja reaalsed kasutuslood näitavad, et suurem vabadus suurendab töötajate heaolu ja see omakorda on tihedalt seotud klientide heaoluga. Lisaks pigem suureneb kui väheneb produktiivsus, kuna kodukontoris on võimalik segamatult keskenduda. Juhid, andke oma töötajatele rohkem vabadust! Ja töötajad –küsige!

Allikas: Digitark.ee

Autor: Mart Objartel