Planeerimine versus üleplaneerimine

Ideaalse plaani koostamine toimub koostöös meeskonnaga. Suuremate meeskondade puhul tuleks kasutada hajutatud juhtimist, kus tuleb lihtsalt usaldada oma töötajaid ja lasta neil enda plaanid ise teha. Kui meeskonnaliikmed saavad planeerimises kaasa rääkida, saavad nad plaanist paremini aru ja ka usuvad seda rohkem. See mängib plaani edukuses väga suurt rolli.

Sel hetkel, kui plaan töösse pannakse, hakkab kõik – keskkond, tegevused – muutuma ja väga harva, kui üldse, läheb nii, nagu esialgselt plaanitud. Kui ma pole ise plaani koostamises kaasa rääkinud, siis ma ei mõista plaani täielikult. Mul puudub arusaam, millised osad plaanist on olulised ja milliseid ma tohin vastavalt olukorrale muuta. Seetõttu on eriti oluline, et iga meeskonnaliige oleks plaanide tegemisse kaasatud.

– ülesande saamine;

– ülesande analüüs;

– tegevuskavade väljatöötamine;

– tegevuskavade analüüs ehk sõjamäng;

– otsus ja plaani formuleerimine.

Kaks esimest punkti on olulised, et üldse aru saada, mida me lahendama hakkame ja mis on eesmärk. Kui me need osad vahele jätame, võime hakata lahendama valet asja. Kui meil on olemas teadmine probleemist ja eesmärk, mille poole püüelda, alles siis saab koostada plaani. Kui kõik on neid punkte mõistnud, saavad meeskonnaliikmed hakata mõtlema infole, mis neil olemas on ja mis võiks plaani täideviimisele kaasa aidata.

Seejärel toimub infovahetus. Kui juht ei kuula oma alluvate tagasisidet ja ettepanekuid, siis tuleks mõelda, miks need inimesed üldse tema meeskonnas on. Igaühel on oma roll ja teadmised, mis aitavad suurele eesmärgile kaasa. Seetõttu tuleks kõiki meeskonnaliikmeid plaani loomisse kaasata.

Kolmandas etapis toimub tegevuskavade väljatöötamine ehk reaalse plaani loomine. Seda saab koostada kahel viisil – kas tegutseda varasema kogemuse põhjal või kuulata meeskonnakaaslasi ja panna kokku uus plaan. Mida suurem on kogemus, seda vähem tuleb planeerida. Meie kutsume aga varasema kogemuse põhjal koostatud plaani eelmiseks sõjaks valmistumiseks. Kui meil on olemas vajalikud inimesed, siis on mõistlik vaadata asju uue nurga alt ja koostada uue info põhjal ka uus plaan. Varasemad kogemused tulevad loomulikult kasuks – vigadest ja kordaminekutest ju õpitakse.

Plaan muutub tugevaks, kui oleme nõrgad kohad tuvastanud ja n-ö treeningu käigus kõik agad ja mis-siis-kuid läbi mänginud. Niiviisi oleme paremini ette valmistunud juhuks, kui olukord peaks muutuma.

Lõpuks tuleb langetada otsus ja asuda tegutsema! Sel hetkel, kui sa tead, mida sa tegema hakkad, siis hakkagi tegema! Muidu jäädki planeerima. Plaan on olemas ja ootab täideviimist.

Üleplaneerimine tähendab seda, et me viidame rohkem aega plaani koostades, kui vaja oleks. Üldiselt soovitakse minna liigselt detailidesse või koostada liiga täpsed ajakavad. Üleplaneerimisest saadakse aru alles siis, kui asutakse reaalselt tegutsema. Kas oleme muutunud liiga detailseks või koostanud plaani ja ajakava, kus ei ole ruumi muutuvatele teguritele? Alles plaani täites saab selgeks, kas oleme suutnud piisavalt ette mõelda, erinevaid olukordi arvesse võtnud või planeeritud ajakavas püsinud. Kui vastused on eitavad, siis mõistan, et plaan ei tööta.

See tähendab, et mõistlik on vähem planeerida ja paika panna ainult suured etapid, mis on omakorda vajadusel jagatud väiksemateks faasideks. Seda kõike saab juba plaani täitmisel vajadusel korrigeerida. Suured etapid tulevad kasuks, kui teame oma lõppeesmärki. Niiviisi hoiame kogu aeg suurt pilti silme ees.

Väikeste etappidega on tõenäolisem ja lihtsam jõuda kaugele, sest kõik olulised sammud on silme all olemas. Väikeste etappide ehk detailide planeerimise oht on aga see, et vahepeal võib olukord nii palju muutuda, et viimasesse etappi planeeritud asjad enam ei kehti ja pool plaani on kasutu. Sellisel juhul on oluline võtta paus, rääkida oma inimestega, et koguda infot ja tagasisidet, anda võimalus kõigil plaani panustada ja mängida järgmised sammud ümber.

Alati on oht plaani kinni jääda, eriti detailsete plaanide puhul. Niiviisi võivad head, aga plaanivälised võimalused märkamatuks jääda. Plaan hakkab muutuma kohe, kui seda teostama hakatakse, ja seetõttu on eriti oluline alati lähtuda suurest pildist.

Üleplaneerimine on kasulik ainult harjutamiseks. Planeerid, õpid, näed erinevaid detaile, hindad olukorda. Niiviisi tekib arusaam, kuidas protsess üldse töötab. Mida rohkem on harjutatud, seda lihtsamaks ja kiiremaks muutub plaanide koostamine, kui seda päriselt vaja läheb. Erinevad olukorrad on juba piisavalt läbi mängitud ning omandatud vajalikud teadmised ja kogemused. Niiviisi õpitakse tulevikus täpsemalt planeerima ja riske maandama.

Üleplaneerimist ja otstarbekat planeerimist saab igaüks ainult ise ära tunda ja hinnata. Eri inimestel (ja ettevõtetel, tööprotsessidel) on erinevad vajadused plaanide koostamiseks. Osad vajab rohkem aega ja detailsemat plaani, samas kui teiste puhul piisab ainult suure pildi nägemisest. Millal protsess üle käte läheb, ütleb ainult sisetunne.

Öeldakse, et (heal) juhil läheb plaani tegemiseks aega ainult 45 sekundit. See eeldab aga piisavat kogemust ja erialaseid teadmisi.

Üleplaneerimise peamised põhjused on hirm või soov olla väga hea selles, mida me teeme. Soovime teha kõik endast oleneva, et vältida vigu ja eksimusi ning maandada igat riski. See on loomulik. Siiski pole see kunagi lõpuni võimalik, sest info ja asjaolud võivad muutuda. Isegi kui me oleme ideaalselt ette valmistunud, võivad mängu tulla tegurid, millega me pole osanud arvestada.

Seetõttu peame andma endale võimaluse õppida! Ja õppida saab ainult tegutsedes. Hakka peale ja haara endale juhiroll, isegi siis, kui sa ei ole ametipositsioonilt juht. Harjuta juhtimist, leia tasakaal ja see viib võidule!

Allikas: Combat Ready, Remo Ojaste ja Martin Jõesaar