Kuidas digitaaldokumente turvaliselt hallata?

Ettevõttes võib puududa ettevõttes selge ülevaade, millised digitaaldokumendid üldse tekivad ja kuhu need on salvestatud. Sageli hoitakse neid kas töötajate arvutites töölaual, meilipostkastis, välistel andmekandjatel või näiteks Dropboxis. Seetõttu võtab digitaaldokumentide otsing ja kasutamine kaua aega, millega kannatab ka ettevõtte töö efektiivsus. Olulise tõendusväärtusega digitaaldokumendid võivad olla kustutatud või üle kirjutatud, lahkunud töötaja failid mittekättesaadavad.

Samuti on raske erinevate versioonide vahel vahet teha, kuna puudub versioonikontroll. Pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide puhul võib aga ette tulla, et fail pole enam avatav, kuna see pole loodud arhiivipüsivas vormingus või siis hiljem arhiivipüsivasse vormingusse viidud (digitaaldokumendi loomiseks kasutatud tarkvara võib teatud aja pärast käibelt kaduda).

Et digitaaldokumendid säiliks autentsetena ja oleks kasutatavad, tuleb hakata sellele aegsasti mõtlema. Kuna valdav osa digitaaldokumentidest liigub tänapäeval e-posti teel, siis peaks olema fikseeritud, mis on ettevõtte jaoks nn dokumendi väärtusega e-kiri. Kuigi eraettevõttel ei ole kohustuslik koostada asjaajamiskorda ega dokumentide liigitusskeemi, on vaja dokumendihalduse reeglid siiski läbi mõelda ja lihtsalt ning selgelt kirja panna, et oluline teave ei läheks kaotsi.

Üks võimalustest on hoida digitaaldokumente ühiskasutusega võrgukettal vastavalt dokumendiliigile, luues sinna eelnevalt kataloogi. Arhiivivormingute kasutamine aitab tagada digitaaldokumendi säilimise autentse, usaldusväärse ja terviklikuna. Kehtivad arhiivivormingud leiab kehtiva arhiivieeskirja lisast 1 – näiteks tekstidokumendi puhul on need PDF, TXT, XML ja fotodel TIFF ning PNG. Lähiajal lisanduvad ka tabeltöötluse (Excel, CSV) ja projekteerimistarkvara vormingud.

Digitaaldokumentide säilitamisel tuleb arvestada ka andmete kasutajate võimalusi, erinevaid riske ja maksumust. Samuti peab jälgima isikuandmete kaitse ja infoturbe nõudeid. Pilveteenuse pakkuja valik tuleb hoolega läbi mõelda, et ei tekiks vajalike andmete kadu või leket.

Pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide säilitamise üheks parimaks võimaluseks on elektrooniline dokumendihaldussüsteem. Kuid millist neist turul pakutavate hulgast valida ja miks? Kindlasti peaks see olema lihtsalt kasutatav – muidu võib tekkida olukord, et töötajad väldivad kasutamist keerukuse tõttu ja olulised digitaaldokumendid jäävad hõlmamata, samuti tuleb ju tööaega efektiivselt kasutada. Paljud elektroonilised dokumendihaldussüsteemid sobivad pigem avaliku sektori asutustele, kus on vajalikud rohkemad ja erinavamad funktsionaalsused.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem Folderit on pilvepõhine, lihtsalt kasutatav ja turvaline. Lisaks on see on valitud maailma kõige kasutajasõbralikumaks ja sobib just keskmistele ja väiksematele ettevõtetele. Folderiti eelistest võib välja tuua digitaaldokumentide mitmekordse varunduse ja säilitamine turvalises serveripilves.