Töö suveks maakoju kaasa? 5 nõuannet, kuidas seada sisse mõnus ajutine kontor

Esimese asjana tuleks juhiga sõlmida kindlad kokkulepped, kuidas tööd distantsilt tehakse ning läbi mõelda, milliseid ülesandeid saad täita kaugemalt ja kas on mingid tööd, mida pead tegema kontoris. Minu ametiprofiil on kaugtööd soosiv, kuna mu põhileib on andmetega tegelemine, mis tingib ühelt poolt iseseisvat tööd kui ka koostööd erinevate huvigruppidega.

Kindlasti ei tohi lihtsalt ära kaduda ja e-postkasti kirja saata stiilis „läksin suveks maale, tulen sügisel”. Nii rikud ära usaldussuhte tööandjaga ja ka tiimitöö kannatab. Oluline on kokku leppida kanalid, mille kaudu suheldakse, millal ollakse teistele kättesaadav jms. Kui ettevõttes on kaugtöötajaid rohkem, on sellist režiimi lihtsam juurutada, kui aga organisatsioon pole paindlike tööviisidega veel nii sina peal, tuleks aega varuda. Tähtis on, et seatud tööeesmärgid ei kannataks, olenemata sellest, kas töötad kaugemalt või lähemalt.

Kindlasti tasuks juba aegsasti läbi mõelda ka kogu kodune elukorraldus, kui plaanid lühemat või pikemat aega näiteks suvilas töötada. Enda näitel saan öelda, et minu perelt pole takistusi olnud. Kuna ka mu abikaasa tööandja võimaldab tal kaugtööd teha, on meie peres see üsna tavaline. Näiteks oleme senise elukorraldusega iga kahe nädala järel maakodus kahel päeval kaugtööd teinud.

Kui peres on väikseid lapsi, kes nõuavad tihti vanema tähelepanu, siis tuleks leida talle ka kaugtöö ajaks hoidja või lastehoiukoht. Minu kogemus näitab, et tööst ei tule suurt midagi välja, kui iga kümne minuti järel pead mõtte katkestama ja lapsele aega pühendama. See ei ole aus ka lapse suhtes, kui vanema tähelepanu hõljub töö ja järeltulija vahel. Siis ei ole vanem kummaski rollis vaimselt kohal. Kui on tööaeg, siis keskendume tööle ja kui puhkeaeg, siis lapsele. Linnas on hoidjat kindlasti lihtsam leida, aga mõtle ka läbi, kuidas seda maakohas või teises linnas korraldada.

Sama tähtis, nagu on kokkulepete tegemine, on ka läbi mõelda tehnilised lahendused – kas maakodus on olemas vajalik internetiühendus töö tegemiseks? Kontrolli, kas sinu asukohas peavad internetikiirused ja maht vastu sinu tööprofiilile. Rohkem kiirust nõuab video edastamine. Seega, kui töö sisaldab üle videosilla ekraani jagamist või enda videopildi edastamist, siis minu senine kogemus näitab, et vajalik oleks vähemalt üleslaadimiskiirus 10 Mbit/s ja allalaadimise võimekus 10 Mbit/s. Tihtipeale saab hakkama ka vähemaga, aga minu jaoks selline rusikareegel hetkel toimib. Videokonverentsi puhul on oluline jälgida, et üleslaadimine oleks piisav sinu enda pildi edastamiseks teistele. Paljude internetipakettide kiirusprofiilidel on üleslaadimine väiksema väärtusega, seega peab seda silmas pidama.

Oluline on, et vajalikud programmid ja sisevõrk on organisatsioonis õigesti konfigureeritud, et inimesel tööasjadele kaugelt ligisaamisega probleeme ei tekiks. See tuleks kindlasti järele uurida enne, kui oled metsade vahele või mere äärde jõudnud. Näiteks on Elisas koostöö jaoks kasutusel praktiline töövahend Microsoft Teams, mis on viinud koos töötamise uuele tasemele. See on justkui virtuaalne kontor, kuhu saad koondada kokku oma valdkonnaga seotud dokumendid, koosolekute protokollid ja muud failid. Juhtidele on väga mugav abimees Planner, millega saad jälgida jagatud ülesannete täitmist ja tähtaegu. Ka videokõnet saab hästi läbi viia Microsoft Teamsi keskkonnas. Nii saan ma vajalikele dokumentidele, programmidele ligi ükskõik kust ja ka tiimiliikmetega saan suhelda justkui ühe laua taga.

Olenevalt sellest, kui tihti maakodus plaanid töötada, tasuks mõelda, kas sead sisse eraldi töö tegemise laua ja/või ruumi, kus segamatult ülesandeid täita. Lühikest aega saab hakkama ka diivanil toimetades, aga pikas plaanis mõjub see tervisele. Töötamiseks võiks olla õige kõrgusega laud ja mugav tool, mis toetab rühti.

Kindlasti unistavad paljud ka õues töötamisest. Siin tuleks meeles pidada, et päikese käes töö tegemine kurnab silmi, kuna ekraanid tavaliselt peegeldavad. Kui on soov õues töötada, on hea mõte otsida varjuline koht. Samuti ei soovita ma väga tuulise ilmaga õues konverentskõnet teha, kuna teisi osalisi võib tuulesahin häirida ja kõne kvaliteet seetõttu kannatab.

Kui õige töötaja on õigel kohal, siis enda distsiplineerimisega ei tohiks probleeme olla. Muutunud on ainult füüsiline asukoht, töö sisu on ju sama. Siiski aitavad rööpas hoida kokkulepitud tähtajad, vastutusvaldkonnad ja tegevused. Kui nendega on korras ja ka tulemused on head, siis võib ju lubada endale ka murul päevitamist ja maaelu nautimist. Inimene, kes ei suuda juhi silma alt eemal olles tööd teha – ja tema tulemused kannatavad –, ei ole ilmselt valmis distantsilt töötamiseks. Kõigile see töötegemise viis ei sobigi – ja ei peagi.

Aga kui sobib, on sellel väga palju eeliseid. Minu arvates üks suurimad plusse ongi oma aja planeerimine ning tegevuste optimeerimine – saab valida, mida ja millal teha. Aeg on üks kallimaid varasid, seega peab hoolikalt jälgima, kuidas endale aega juurde „võita”. Jutumärkides on võitmine seetõttu, et reaalselt me ju ei võida seda, vaid toimingute järjekorda muutes vabastame aega liiklusummikute, järjekordade ja sõitmise arvelt. Valikuvabadus loob ka eelise, et saan teha loomingulisi tegevusi selles keskkonnas ja ajal, näiteks õhtul kodus või suvilas, mis minule sobib ning jätta monotoonsemad ülesanded selleks ajaks, kui vaim on juba väsinum ja pea n-ö veidi paks.

Kokkuvõtteks võib öelda, praegu soosivad juba paljud tööandjad paindliku töö tegemist ja produktiivsemat töökorraldust, mistõttu võiks iga kaugtöötaja juba selle pärast olla motiveeritud tõestama, et see toimib. Seega soovitan kindlasti sellist aja- ja kohapaindlikku töökorraldust proovida ja miks mitte ühendada seda suve nautimisega maakodus. Kui tehnilised lahendused töötavad ja kokkulepped selged, sujub ka kaugtöö.