Kuidas seljatada tagasisidevestlusi ebamugavatel teemadel?

Vahel on need vestlused hoopiski kellegi kroonilisest hilinemisest, igas ruumis vedelevast kohvitassist või on vaja laua taha istuda selleks, et selgitada, miks ei ole võimalik kellegi palgasoovi või muid taotlusi rahuldada. Sellised tagasisidevestlused ei ole kindlasti meeldivaim osa ühegi juhi tööpäevast.

Aga miks see nii ebamugav on? Kas me kardame, et negatiivne tagasiside muudab olukorra pigem halvemaks kui lahendab selle? Või on asi selles, et paneme teise inimese ebamugavasse olukorda ja ta haavub? Äkki muutub ta emotsionaalseks ja ma ei oska teda lohutada? Kuhu see vestlus jõuab ja millised on tagajärjed? Mida ma täpsemalt ütlen? Või äkki on asi hoopiski minu enda valmisolekus tagasisidet anda? On nippe, mis aitavad tagasisidevestlust edukalt ja mõlemale poolele võimalikult soodsalt seljatada. Vaatame lähemalt, kuidas seda teha.

Alati on hea mõte vestluseks valmistuda ja püüda ette mõelda, kuidas ma käitun, kui olukord üht- või teistviisi kulmineerub. Ettevalmistus aitab vältida kohatuid vaikusehetki ja kursilt kaldumist. Mõtle läbi:

Kui sihid on paigas, on vestlust kergem ka juhtida. Kui tagasisidet vajavaid teemasid on mitu, mõtle läbi kindel järjekord ja loogika, et vältida teise poole infoga ülekoormamist.

Vestluse sissejuhatus määrab suuresti ära selle õnnestumise. Keegi ei taha oma ülemuselt kuulda lauset „Me peame rääkima”, mis juba ise kõlab hirmutavalt. Võib-olla tasuks proovida hoopis selliselt: „Ma vajan ühes asjas sinu abi. Kas me saaksime korraks rääkida?” või „Ma tahaksin sinuga arutada üht asja, mis võib aidata meil edaspidi paremini koostööd teha. Millal sulle sobiks?”.

Ja pehmeks sissejuhatuseks proovi järgmine kord nii: „Mulle tundub, et meil on erinev nägemus (sellest). Ma tahaksin rohkem teada sinu mõtetest (selle) kohta?” või „Ma olen veidi mures (selle pärast) ja palun sinult hetke, et saaksime koos mõelda ja arutada, kuidas edaspidi oleks mõistlikum toimetada”.

Tagasisidet andes tuleb alati jälgida, et see oleks võimalikult faktipõhine, sest siis on suurem tõenäosus, et jõuad vestluskaaslasele kohale. Kui probleem seisneb selles, et kolleeg jääb hommikuti pidevalt tööle tulles hiljaks ja teised peavad tema järele ootama, siis ära ütle, et „Sa jääd kogu aeg tööle hiljaks ja see on probleem”, vaid proovi nii: „Sa jäid esmaspäeval ja kolmapäeval 20 minutit tööle hiljaks, me ei saanud sellepärast koosolekuga õigel ajal alustada.” Võimalikult faktipõhine selgitus näitab, et probleem kui selline on olemas ka seda rõhutamata ja seda on mitmel korral täheldatud.

Tagasisidet andes on väga tähtis jälgida, et sa ei kritiseeriks inimese isiksust, vaid tema käitumist. Täpselt nii, nagu pahandust teinud lapse puhul – mitte laps ei ole halb, vaid tema käitumine oli halb. Kui jääda tagasiside andmises isiksuse põhiseks, läheb vestluskaaslane suure tõenäosusega lukku, hakkab ennast kaitsma ja sellele kulub kogu tema energia, aga tuumani ikkagi ei jõuta. Seega, juhi vestluskaaslase tähelepanu alati käitumisele ja sellest tingitud olukorrale ning selgita, mis oli selle käitumise mõju. Just käitumisele ja selle mõjule keskendumine annab inimesele võimaluse ennast edaspidi parandada.

Jälgi, kas sa kuulad teist inimest piisavalt. Tihti kipuvad vestlused kujunema selliseks, et mõlemad pooled üritavad ennast õigustada ja unustavad kuulata, mida teine pool tegelikult räägib. Oma kuulamisoskusi saab alati arendada hetkes olemise, silmside loomise ja segamatult rääkida laskmisega.

Küsi küsimusi. Kui tunned, et ei saa vestluspartneri mõtetest aru, siis ainus võimalus seda lahendada on küsida üle. Teinekord on hea ka vestluspartneri väljaöeldut valjusti üle korrata, sest see aitab mõlemal vestlejal veenduda, et sa tõlgendasid äsja kuuldut õigesti.

Jälgi oma hääletooni ja kehakeelt. Öeldakse, et vestluses on hääletoonil palju olulisem roll kui sõnadel . Kui olukord ajab harja punaseks, siis selle väljendumine hääletoonis ei muuda kindlasti midagi paremaks. Nii on ka vabandamisega – kui hääletoon sõnu ei toeta, siis ei veena sa teist inimest ka oma siiruses. Ja käed! Ära unusta oma käsi – osa inimesi illustreerib oma juttu kätega, kuid ebamugaval teemal vesteldes ei pruugi see alati kaasa aidata.

Kui tahes ebamugaval teemal vestlust ka ei peeta, alati on võimalusi, kuidas seda posiitivselt lõpetada. Üks alati toimiv viis on tänada vestluskaaslast või leida tema hiljutistes tegevustes või tulemustes midagi head. Ka siinkohal on mõistlik jälgida põhimõtet:

OLUKORD > KÄITUMINE > MÕJU

sõnastades selle näiteks nii: „Mulle meeldis, kuidas sa eelmise nädala koosolekul (olukord) tõstatasid uue kliendi teema (käitumine), see motiveeris teisi (mõju).”

Peamine on, et inimesel ei jääks tunnet, et tema käitumine on üleni halb. Vestluste kokkuvõtmine positiivsete mõtetega aitab tagasisidel ka paremini kinnituda. Igal juhul – niiviisi ennast häälestades on kindlasti väiksem võimalus, et vestlus kisub kiiva.

Allikas: PersonaliDisaini blogi