Tagasiside kui edu võti

Sellest, missugune näeb välja TransferWise'i tööintervjuu ja mida kandideerides silmas pidada, kirjutas ettevõtte üks juhte, Kristo Käärmann oma blogis juba 2015. aastal. Seekord kirjutab Henri Lempu, kuidas hoitakse ja monitooritakse ettevõttes neid, kel on õnnestunud tööleping alla kirjutada.

Juhtimisalane tööriist, mida TransferWise'is laialdaselt kasutame, on tagasiside. See on on suurepärane viis, et saada aru, mida teeme hästi ja mis vajab muutust. Tsiteerides Microsofti asutajat Bill Gatesi: „Me kõik vajame inimesi, kes annavad meile tagasisidet. Nii me areneme.” Info jagamine ja tagasiside küsimine kui arengu võti on läbiv kõiges, mida teeme – nii organisatsiooni, meeskonna kui indiviidi tasandil. Toon välja paar praktikat, mida tagasisidekultuuri ehitamiseks kasutanud oleme.

Tundub ilmselt ulmeline iga nädal tunnikeseks oma otsese juhiga maha istuda, et muresid ja rõõme jagada ning plaane teha. Justkui lihtsustatud versioon arenguvestlusest. TransferWise'i puhul on see iga töötaja reaalsus. Alates esimesest nädalast, pärast kuut kuud, viiendat aastat – seda teevad kõik. See on võimalus pidada järjepidevat dialoogi, et asjad saaksid öeldud õigel ajal

Vestlus töötaja ja juhi vahel leiab aset iga 6–9 kuu tagant. Lisaks eneseanalüüsile otsustab igaüks ise, mil viisil kolleegidelt sisendit saada. Seda võib teha näiteks küsitluse teel, paludes sisendit oma tiimilt – igas tiimis on keskmiselt 10 liiget. Võib ka välja pakkuda 3–5 inimest, kellega juht eelnevalt vestleb, võimalusi on palju. Vestluse eesmärk on aidata inimesel mõtestatud, praktilise ja edasiviiva tagasiside toel kasvada.

Rahulolu-uuringut viime läbi korra kvartalis ja see annab meile ülevaate organisatsioonist, kuid on peamiselt meeskondadele mõeldud tööriist. Kõik soovijad saavad uuringule järgneval päeval neid huvitavad kokkuvõtted oma e-posti, iga teema kohta lisame ka kasulikke materjale ning parimaid praktikaid.

Uuringu lõppedes meeskonna töö tulemustega alles algab. Enamjaolt on esimeseks sammuks tiimisisene arutelu, mida meeskonnana tulevikus teisiti teha. Kvartaalne intervall on tihe, ent küsimusi selle võrra vähem. Nii saab ka teemasid rahuolu-uuringus pidevalt muuta, mitte igal aastal kõike korraga mõõta. Need 5–10 minutit vastamiseks leiab keskmiselt 70% meie töötajatest. See number on olnud stabiilne isegi kiire kasvu juures ega vähenenud ka eelmises kvartalis, kui vabanesime rahuolu-uuringus anonüümsusest.

Oleme tõdenud, et kõige paremini sobib tiimidele planeerimiseks kvartal ja ülevaadete tegemiseks kuu. Kvartal on ajaliselt kergemini hoomatav, realistlikum. Eesmärgid ei ole abstraktsed, kuskil kauges tulevikus, ja mõjutavad faktorid on selgemad. Tiim vaatab eelnevale tagasi ja otsustab, kuidas edasi. Kaasatakse teiste tiimide esindajaid, et keegi küsiks seda, mida ise ehk küsida ei taha või ei oska.

Välisvaatlejate või nõuandjate kaasamine kinnitab arusaama, et tagasisidet tuleb küsida teadlikult ja tihti. Seetõttu tehakse oma tegemistest ka igakuine ülevaade. 1300 inimese ja ligikaudu 100 tiimiga ettevõttes ei saagi kõigega täpselt kursis olla, ent tahte korral saab ennast kurssi viia, sest info on kättesaadav. Eesmärke ja plaane peakski alatasa testima, küsides, kuidas teised neid tajuvad. Tagasiside on parim viis ennast läbi teiste silmade näha.

Isegi parema tahtmise juures juhtub vigu. Kõigil. Igas ettevõttes. Pole oluline, kes, vaid miks. Olukorras, kus meil ei ole olnud võimalik näiteks teatud makseid teostada, kirjutab vastutav tiim selle järel „süüta post mortemi”, milles tuuakse välja sündmuste ahel, mõju klientidele ja ettepanekud edaspidiseks. Ikka selleks, et üksteiselt õppida ja tulevikus targemad olla.

Tagasisidekultuuri ehitamine ning igast liikmest kultuurikandja loomine algab esimesest päevast. Sel põhjusel veedavad uued töötajad alustuseks kolm päeva TransferWise'i sisseelamisprogrammis. See on võimalus tuua kõik samale leheküljele, panna paika toon ja käekiri, näha eri tiime, nende tegemisi ja esitada küsimusi. Vastukaaluks küsime, mis meeldis või jäi silma. Mis ei saanud piisavalt tähelepanu? Ja miks?

Küsimustes ja küsimuses endas ei ole midagi keerulist, see on teadlik võimaluste ja platvormide loomine tagasisidekultuuri ehitamiseks ja tugevdamiseks. Ajaliselt on see kindlasti investeering, aga alustada võikski väikeste sammudega. Räägi oma töötajatega individuaalselt kord kuus kas või 15 minutit. Katseta igal reedel mõnda uut meetodit eneseanalüüsiks, enne kui töönädala lõpetad. Võid proovida näiteks 5 fingers feedback või sart-stop-continue meetodit.

Seda, et eelkirjeldatud praktikad aitavad kaasa inimeste isiklikule arengule, kinnitab fakt, et üle 80% meie juhtidest on kasvanud ettevõtte seest ning selle aasta jooksul on ligikaudu 70 töötajat muutnud organisatsiooni sees rolli. Usume, et see on aidanud kaasa meie edule.