Värbamine ei lõpe töölepingu allkirjastamisega ehk 7 soovitust hea sisselamisplaani koostamiseks

Kui ettevõte on kulutanud aega ja raha sellele, et leida endale uus inimene, ei ole mõtet teda organisatsioonis lihtsalt vette visata ja loota parimat. Teadagi on eesmärk ilma plaanita lihtsalt soov. Aitamaks uuel inimesel kohaneda ning saada aru eesmärkidest ja temale seatud ootustest, oleme Fortumos välja töötanud detailse sisseelamisplaani. 120-päevane kava katab terve töötaja katseaja ning aitab tagada selle, et uue inimese lülitumine meeskonda on valutu ja produktiivne.

Põhjaliku värbamisprotsessiga annab kindlaks teha, et uus töötaja sobitub organisatsiooni väärtustega ning tahab kasvada selle osaks. Järgmise etapi eesmärk on uut töötajat selles kasvamises igati toetada.

Plaan on üles ehitatud selliselt, et mõlemale poolele on selge, mis on ettevõtte ja konkreetse ametikoha eesmärgid ning kui kaugele uus töötaja jõudma peaks. Eri ettevõtted on oma sisu ja sisemiste tavade poolest väga erinevad ning täpselt sobiva kogemusega inimesi polegi olemas. Nagu nii mõneski meie töökuulutuses välja toodud, ei eelda me sugugi, et uus töötaja kohe kõike teaks, aga tahame, et ta sooviks koos meiega kasvada ja õppida.

Töötajale antakse ülevaade nii ettevõttest kui tiimist, väärtustest ja tööprotsessidest. Samuti tutvustatakse vajalikke tööriistu, kanaleid ning materjale. Sisseelamisplaan on kaardistatud nädalate kaupa, sätestades nädala eesmärgi, toimuvad õppetunnid ning ka töötaja iseseisva töö – näiteks kodulehe materjalidega tutvumine, uute tööriistade iseseisev katsetamine või esimeste töötulemuste saavutamine.

Ühelt poolt tagab läbimõeldud plaan tiimijuhile kindluse, et inimese kohanemine on sujuv ning ta tegeleb õigete asjadega, et oma rollis panustama hakata. Teiselt poolt tagab eesmärgistatud plaan uuele töötajale rahulolu, et temast on kasu ja ta teab, mida temalt oodatakse – isegi kui ta veel väga suurte ülesannetega ei tegele ja nädala ootuseks ongi õppimine. Plaan aitab sissetuleva info hulka ja kohanemiskoormust hajutada.

Tugev algus tagab uuele töötajale kiirema sisseelamise ja tal kujuneb ettevõttest ka parem mulje. Inimene teab, mida temalt oodatakse, ning tunneb, et tema tööst on kasu – on ju tähendusrikas ja jõukohane töö tööõnne valemi aluseks. Tänu sellele pole kohanemine nii stressirohke ja ta saab keskenduda oma tööülesannete edukale täitmisele juba enne katseaja lõppu. Lõpetuseks aitab läbimõeldud plaan avada nii töötajate potentsiaali kui pikas plaanis saavutada väiksemat personalivoolavust.

Fortumos saadab meeskonnajuht uuele töötajale 120-päevase sisseelamisplaani juba enne esimest tööpäeva koos nädalaste teemade-tegemiste, iseseisva töö ja kavandatud eesmärkidega. Nõnda saab töötaja eesootavaga rahulikult tutvuda ning häälestuda, samas on ka plaani elluviimisega seotud kolleegidel võimalik seda aega pikalt ette planeerida.

Kui töötaja töölepingu sõlmimise ja esimese tööpäeva vahele jääb mõni sisemine üritus, oodatakse uut töötajat juba ka sinna.

Esimene päev uues töökohas on väga põnev, aga kindlasti ka stressirohke ja toob hoomamatul hulgal uut informatsiooni. Töötaja ümber on (olenevalt ettevõtte suurusest) kümneid ja kümneid uusi nägusid ja uus on isegi see, kuidas ja kust saab tassikese kohvi.

Seetõttu võtab uue töötaja vastu personalijuht ning kohvitassi taga veedetakse koos paar tundi, et elada sisse ettevõtte tavadesse ja tegemistesse, alustades töökultuurist ning lõpetades praktiliste näpunäidetega igapäevatöö korraldamiseks. Paar tundi mööduvad lennates ja pärast lühikest pausi teeb büroojuht uue töötajaga kontorit tutvustava tuuri, mille jooksul saab tere öelda ka oma uutele kolleegidele.

Esimese päeva lõuna on organiseeritud juba meeskonna poolt ning kohe pärast personalitiimi sisseelamisjuhendamist viiakse uus töötaja hoopis lõunale. Oma uue arvuti ja töölauaga saab tutvuda alles pärast lõunat – lisaks töövahenditele on seal ka ligipääs vajalikele programmidele, ettevõtte logoga pusa ja pluus, märkmik, kõrvaklapid, sooduskaart ja muud põnevat. Tänu ettesaadetud plaanile teab ka töötaja, milline päevakava teda esimese hooga ees ootab.

Esimesed nädalad on väga intensiivsed ja tihedalt täis tutvumiskohtumisi ning meeskondade koolitusi, mis annavad uuele töötajate tükkhaaval ette suurema pildi ettevõttest kui tervikust. Nii on plaan alguses tihedamalt täis, aga mida edasi, seda eesmärgistatumaks ja formaalsete tegevuste vaesemaks see läheb. Esimestel nädalatel võib peamisi valdkondi ja töö osi tutvustavaid kohtumisi olla mitu tükki päevas, hiljem vaid 1-2 nädalas. Kui hea põhi on juba loodud, eri meeskondade tööst ja tegemistest pilt ees, saab tasapisi minna järjest sügavamale oma rolli ja samal ajal pidada plaanil silma peal, et hoida õiget kurssi.

Täpselt nagu plaan ise läheb tihedamast hõredamaks, jättes töötajale üha enam ruumi oma rollis toimetada, peaks teemakäsitlused minema laiemast spetsiifilisemaks. Esimestel nädalatel kujundatakse töötajale organisatsiooni maailmapilt nii ajaloo, praeguse tegevuse, strateegia kui plaanide mõttes. Hiljem ei tundu üksikud väikesed tööülesanded eraldiseisvate häguste tööjuppidena, vaid haarduvad suurema pildi külge.

Ehkki sisseelamisplaan on individuaalne ja erineb lähtuvalt inimese rollist, taustast ja senisest kogemusest, on plaani struktuur laias laastus sama. Samuti on universaalsed paljud sissejuhatavad materjalid ning tutvustavad koolitused. Näiteks toetab sisseelamist nn seletav sõnaraamat, kuhu oleme aja jooksul kogunud hulgaliselt lühendeid, mida kasutatakse ainult meie ettevõttes ja mis võõrale inimesele ei ütle midagi. Olenevalt rollist on sõnaraamatusse mõnikord sisse pikitud ka lugemissoovitusi või tutvustavaid videoid. See tähendab, et protsessi üldine läbimõtlemine ja väljatöötamine on ühekordne investeering, mis hoiab hiljem meeskonna aega ja energiat kokku.

Enne liitumist palutakse igal uuel töötajal saata oma taustast, huvidest ja tegevustest lühike tutvustus koos pildiga. Infoslaid riputatakse üles kontori siseekraanidele ja saadetakse laiali siseveebi. Nõnda on kolleegidel uut inimest hõlpsam ära tunda ja kohtudes on esimesed jututeemadki varnast võtta.

Loomulikult ei jäeta uut töötajat ainult üksi oma plaani kallale ragistama ega tugineta jäigalt ainult sellele. Meil on kombeks, et korra nädalas on kõikidel inimestel üks-ühele koosolek oma otsese juhiga ja sisseelamisperioodi vältel on see kindlasti ka koht, kus tuleks aeg-ajalt vaadata peale plaanile – kas see täidab oma eesmärki või oleks vaja midagi muuta.