Kuidas tõsta kontoritöö efektiivsust

Keskkond mõjutab inimeste tööviljakust rohkemgi, kui osatakse arvata. On selge, et renoveeritud heledas kontoris tekib suurem tahtmine tööd teha kui pimedas, aga tähelepanu peaks pöörama muuhulgas pisiasjadele, mis kehtivad ka näiteks kodukontori puhul – korras töölaud ja sobiv laualamp ärgitavad inimesi paremini tööle kui segamini ümbrus. Samuti ei maksa alahinnata tehnikavidinate kasulikkust.

„Samsungis töötades oleme võib-olla rohkem uusima tehnika keskel kui mõnes muus kontoris, ent päris ilma tehnikata ei saa üheski töökeskkonnas – kindlasti läheb vaja telefone, printerit, arvutit ja muud kontoritehnikat. Kaasaegne tehnikatööstus mõtleb pidevalt, kuidas nutividinatega saak sinimeste töötegemist veelgi hõlbustada,” räägib Tiits. „Näiteks on viimase aja kindel hitt elektrooniline koosolekutahvel, mis on nii mõneski Eesti kontoris traditsioonilise tahvli juba välja vahetanud, kuna sellel saab esitlusi ja märkmeid teha paberivabalt ja hiljem hõlpsalt kõigi koosolekul osalenud inimestega jagada.”

Tiitsi sõnul on üks tulemuslikkuse olulisemaid mõjutegureid kiirus, mis tähendab, et tehnika peab töötama sujuvalt ja laitmatult.

Tuntud juhtimiskonsultandi David Alleni kahe minuti reegli kasulikkuse üle on maailmas vaieldud väga palju. Klassikaks muutunud nõuanne ütleb, et kui mingi asja tegemiseks kulub vähem kui kaks minutit, ei tohiks seda hilisemaks jätta, vaid see tuleks kohe ära teha. Kuigi see võib tunduda esmapilgul ahistav reegel, tõstab see tegelikkuses tootlikkust, kuna väldib olukorda, kus inimene mõtiskleb kauem kui kaks minutit selle üle, kas lahendada ülesanne kohe või jätta hilisemaks.

„Siin võiks ilmselt kehtida Eesti vanasõna, et mis täna tehtud, see homme hooleta. Pealegi ulatab siin tehnika jälle abikäe. Näiteks üks kohe tegemiseks mõeldud tegevus on kindlasti e-kirjade kirjutamine, mida saab tänapäeval teha mugavalt nii mobiiltelefonis, tahvelarvutis kui sülearvutis praktiliselt igal pool,” räägib Tiits.

Loominguliste inimeste töövõimet pärsib päris tihti see, kui neid surutakse kindlatesse raamidesse. Seevastu paindlikkuse pakkumine võib olla võtmetegur uute ja loominguliste ideede tekkimisel.

„Koosolekud ei pea alati toimuma kindlas ruumis kindla laua taga. Kui inimesed soovivad, võib nõupidamise liigutada hoopis kööginurka või puhkeruumi. Telefonid, sülearvutid ja koosolekutahvli saab kaasa võtta ja nii võib ka igavatest või tüütutest teemadest põnev idee välja kooruda,” ütleb Tiits. „Erinevad digilahendused võimaldavad inimestel ühist koosolekut pidada isegi siis, kui kõik asuvad maailma eri otstes. Nutitahvlitele tehtud märkmeid ja plaane saab elektrooniliselt väga lihtsalt jagada.”

Kohviautomaat, töökoht, puhkenurk, tualett, kohvik – kui tahta igale poole korraga jõuda ning kõike korraga teha alates lõunasöögist ja e-kirjade kirjutamisest kuni töökoosoleku ja klientidega kohtumiseni, siis võib kindel olla, et päeva lõpuks pole midagi korralikult tehtud. Parem on teha asju kindlas järjekorras ja ükshaaval.

„Loomulikult tuleks teha regulaarselt puhkepause ja võimlemisharjutusi. Erinevad uuringud on näidanud, et kõige viljakam on inimene siis, kui töötab ülesande kallal keskeltläbi poolteist tundi järjest ning teeb seejärel vähemalt 15-minutise pausi,” räägib Tiits.