Kuidas töökeskkonda küsitluste abil paremaks muuta?

Otsekohese ja praktilise tagasiside kogumine töötajatelt on keeruline, kui meeskond pidevalt kasvab ja kolleegid asuvad teises linnas või riigis. Fortumos tekkis selline väljakutse paar aastat tagasi, kui töötajate arv oli kasvanud lühikese aja jooksul 20 inimeselt 50 inimeseni ja avasime kontori Hiinas. Vahetu suhtlus muutus keerulisemaks ja infot selle kohta, kuidas töökorraldust ja -keskkonda paremaks muuta, ei saanud enam alati kätte ainult üks-ühele-suhtluse kaudu.

Ideaalses maailmas koguvad töötajatelt tagasisidet nende meeskonnajuhid vahetute vestluste käigus, kuid mida rohkem on inimesi ja mida kiiremini kasvab firma, seda keerulisem on sellistel kohtumistel jooksva tagasisidega tegeleda – pigem kaldutakse päevakajalistele, tööga seotud probleemidele.

Vahetu suhtlus on ettevõtte edu tagamisel kriitiline, kuid aina rohkem oleme hakanud kasutama küsimustikke, mis veel mõnda aega tundusid bürokraatlikud ja ebavajalikud, kuid mida täna näeme väga olulise abilisena tagasiside kogumisel.

Töötajate arvamust ja avatust tasub väärtustada ning küsitlustele vastajate protsent annab aimu, kas arvamust julgetakse avaldada ning milline on kaasa rääkimise soov. Kindlasti on oluline, et kogutud tagasiside ei läheks n-ö musta auku, vaid oleks aluseks edasisele tegutsemisele ja muudatuste planeerimisele.

Oleme enda jaoks leidnud kasulikud olevat küsitlused järgmistel teemadel:

kaasatuse/rahulolu küsimustik (engagegement survey): mõõdame aastas korra inimeste tunnetust nende kaasatuse, töökorralduse ja -keskkonna, meeskonnajuhi, ettevõtte kultuuri ja hüvede ning üleüldise rahulolu kohtasisseelamise küsimustik (onboarding survey): uue meeskonnaliikme sisseelamise faasi lõpus täidetav küsimustik koos sellele järgneva vestlusegalahkumise küsimustik (exit survey): küsimustik ettevõttest lahkuvale inimesele tagasiside, ideede ja ettepanekute koondamiseks, koos sellele järgneva vestlusegameeskonnajuhi tagasiside küsimustik (upward feedback survey): meeskonnaliikmetele suunatud küsimustik oma juhile tagasiside andmisekssisekoolituste tagasiside küsimustik, millesse on mõnikord lisatud ka iseseisvat õppimist soodustavad koolituse sisu meeldetuletavad küsimusedkolleegide tagasiside küsimustik, millega kogume töötajate arenguvestluste jaoks tagasisidet nende tiimikaaslastelt ja teistelt inimestelt ning mida meeskonnajuht arenguvestluse käigus töötajaga jagada saabsiseürituste tagasiside küsimustik hindamaks nii kogu ettevõtet kaasavate ürituste (näiteks suvepäevad) kui ka väiksemate (näiteks ühe tiimi poolepäevane offsite-üritus) ettevõtmiste puhul seda, milline on inimeste jaoks kõige väärtuslikum osa neil üritustel ja millele enam rõhku panna

Eduka küsitluse eeldus: sobilik formaat, töötaja usaldus ja jätkutegevused

Enne töötajate küsitlemisega hoogsalt alustamist tasuks mõelda, kas küsimustik on just parim vahend tagasisidet koguda. Tegu on kõige ebaisiklikuma meetodiga, mida peaks kasutama, kui muud lähenemised ei toimi. Sageli on ikkagi parem pidada individuaalne vestlus otsese juhi või personalijuhiga, arutada teemat meeskonna koosolekul või kutsuda kokku probleemi lahendamisele keskenduv töögrupp. Teisalt räägib küsitluse kasuks see, et vastajal on võimalik aeg maha võtta, oma tunded, muljed ja mõtted läbi analüüsida ning anda tagasisidet põhjalikumalt, kui seda saaks teha suulise arutelu käigus.

Küsimustiku koostamisel tasub ülesehitus ja küsimustiku sisu hoolikalt läbi mõelda ning paluda küsimustik üle vaadata ka kolmandal silmapaaril. Näiteks muudab viie palli skaalal väidete hindamine küsimustikule vastamise lihtsaks, kuid lisaselgituseta ühepallistest hinnangutest on küsimustiku koostajal vähe kasu, sest ei teki teadmist, kuidas olukorda parandada. Võimalus hinnangutele oma põhjendus anda on tegelikult see, mis pakub küsitlejale kasuliku sisu.

Küsimustik tasuks hoida minimaalse pikkusega ja pakkuda täitmisel head kasutajakogemust (silmale hea vaadata, lihtne-loogiline täita, automatiseeritud). Kolm tööriista, mida oma organisatsioonis kasutame ja soovitada saame, on SurveyMonkey, Google Forms ja Cultureamp.

Küsitluse edukaks korraldamiseks on mitu eeldust:

ettevõtte sisemine kultuur ja hoiakud väärtustavad ja soodustavad avatud ja vahetu info jagamist – inimesed tahavad anda oma hinnanguid ja teevad seda hea meelega;küsimustik on ajakohane ja lahendab konkreetset probleemi, ilma selge eesmärgita tagasiside kogumine vähendab tõenäoliselt küsitlusele vastajate hulka tulevikus;vastaja peab mõistma, miks teda küsitletakse ja mis eesmärki küsimustik täidab;vastajale peab küsitluse tulemused tagasi peegeldama koos tegevusplaaniga järgmiste sammude kohta, näitamaks, et küsitlust tehtud asjata;osalusprotsendi suurendamiseks on mõistlik panna küsitlusele konkreetne, mitte väga pikk tähtaeg ja tuletada selles osalemist (korduvalt) eri kanalites meelde (e-post, Slack, koosolekud);vastajale peab olema tagatud anonüümsus (erandiks selgelt identifitseerimist nõudvad küsitlused nagu jõulupeo osalejate registreerimine). Cultureamp võimaldab näiteks peita vastajate individuaalsed vastused hetkeni, kuni minimaalne arv vastajaid on oma vastuse andnud (kasulik näiteks juhul, kui väike meeskond annab oma juhile tagasisidet).

Mida teha, kui küsitluse vastused on käes? Vaata tulemustele rahulikult otsa, kaardista enda jaoks tähelepanekud kriitiliste teemade kohta ja pane paika plaan, kuidas tagasiside põhjalt töökeskkonda, üritust, protsessi vms paremaks muuta. Plaani elluviimine ei peaks jääma ainult meeskonna- või personalijuhi vastutada. Fortumos kaasame sageli vabatahtlikke, kes moodustavad ettevõtteülese probleemi lahendamiseks eraldi tööriista.

Ainult küsimustikest ei piisa

Erinevad küsimustikud on oluline allikas, et saada lisainfot ja toetada näiteks arenguvestlusi, sisemisi koolitusi ja üritusi, samuti ethoida nende kvaliteeti. Kuid ainult anonüümse tagasiside kogumine on vaid jäämäe tipp. Selleks, et töökeskkond ja -kultuur paraneksid ning et inimesed annaksid rohkem tagasisidet, on väga suur roll ettevõtte sisemistel väärtustel ja kultuuril. Meeskonnajuht peaks selleks näitama eeskuju avatud, ausa ja läbipaistva suhtlemisega ning julgustama tiimi liikmeid avaldama arvamust ka juhul, kui tegu on kriitiliste mõtetega.

Küsimustikud ei tohiks hakata asendama inimestega vahetut suhtlemist. Mõne küsimustiku puhul (onboarding survey, exit survey) on eelduseks, et pärast mõtete kirjapanekut räägitakse ka näost näkku. Sellist vestlust peaks vedama personalijuht, mitte inimese otsene ülemus, põhjuseks, et juhist ei saaks pudelikael info kogumisel ja laialijagamisel, ning teisalt, et usalduslikult antud tagasiside püsiks konfidentsiaalsena ega mõjutaks igapäevatööd.

Muutuvas organisatsioonis tuleb selle arenemisel ja kujundamisel aeg-ajalt vaadata ka otsa kõikide küsimustike ajakohasusele ning neid vajadusel muuta ja täiendada. Juhi roll on tajuda meeskonnas toimuvaid muutusi, tõlgendada neid küsimustike ja vahetu suhtluse kaudu ning pakkuda välja lahendusi koos edasise tegevuskavaga.

Autor: Kätlin Lepp, Fortumo