Kuidas tõendada sõiduauto kasutamist

Juhul kui äriühing soovib sõiduauto soetuselt ning kasutusega seotud kuludelt maha arvata 100% sisendkäibemaksu ning mitte tasuda makse erisoodustuselt, peab olema tagatud, et ettevõtlusega mitte seotud eesmärgil ei ole võimalik sõiduautot kasutada.

Väite, et ettevõttes on tagatud sõiduauto eranditult ettevõtluses kasutamine, võib äriühingu esindaja esitada ka vaid suuliselt ning see on üheks tõendiks sõiduauto kasutusega seotud asjaolude kontrollis. Kuid sellist väidet võib pidada üldsõnaliseks, kui ei ole võimalik kindlaks teha, kuidas ning millisel viisil konkreetselt on tagatud sõiduauto eranditult ettevõtluses kasutamine.Kuigi seadus ei selgita, milliste tõenditega peab maksumaksja tõendama kulutuse seotust ettevõtlusega (ja maksustatava käibega), on kohtud selgitanud, et maksumaksja peab korraldama oma ettevõtlustegevuse nii, et majandustehingud oleksid nõuetekohaselt dokumenteeritud ja maksukohustuse väljaselgitamiseks olulised asjaolud oleksid kontrollitavad [1]. Lisaks on kohus öelnud, et majandustehingud võivad olla tõendatud üksnes ka arvetega, kuid sel juhul peavad need olema selged, usutavad ja konkreetsed [2].Samad tingimused kehtivad ka sõiduautodega seotud kulutustelt (sh soetuselt) sisendkäibemaksu maha arvamisel ning sõiduauto eranditult ettevõtluses kasutamise tõendamisel – see tähendab, et sõiduauto kasutamine maksustamisperioodil peab olema kontrollitav ning maksuhalduri pöördumisel ka maksumaksja poolt tõendatav (on olemas ettevõtte otsus, töötajaid on teavitatud ning kasutust ka jälgitakse).Selgitamaks, millele peab eranditult ettevõtluses kasutatava sõiduauto omanik/ vastutav kasutaja tähelepanu pöörama või arvestama, kui maksuhaldur soovib kontrollida sõiduauto kasutusotstarvet, toome näidetena lihtsustatud küsimused, millele võime soovida vastust saada. Küsimuste loetelu ei ole ammendav, kuid peaks andma ettekujutuse, millele tähelepanu pöörame.Küsimused

Kuidas on tagatud, et sõiduautot ei kasutata erasõitudeks?Kui suur on sõiduauto kuine läbisõit?Kus sõiduautot töövälisel ajal hoitakse?Kes sõiduautot kasutavad/kasutada võivad?Milline on sõiduauto kütusekulu (olukorras, kus ettevõttes on mitu sõidukit, on oluline aru saada iga konkreetse sõiduauto kütusekulu)?Milliseid sõite on sõiduautoga tehtud – kuidas on läbisõit seotud ettevõtlusega?Kas sõiduautoga on saadud kontrolliperioodil trahve (liiklustrahvid, parkimistrahvid)?Kui sõidukeid on rohkem kui töötajaid, siis peab see olema usaldusväärselt põhjendatav.

Lisaks viitavad järgmised asjaolud, et tegemist ei ole eranditult ettevõtluses kasutatava sõiduautoga:

- sõiduauto tehnilisse passi on märgitud ettevõttega mitteseotud isikud;- sõiduautosse on paigaldatud ettevõtlusega mitteseotud varustust (suusaboks, rattaraam, turvatool jmt);- ettevõttes on rohkem sõiduautosid kui kasutajaid ja ei suudeta usaldusväärselt põhjendada, et autod on soetatud ettevõtlusest lähtuvalt, mitte järgides seotud isikute huve;- ettevõttes, kus on ainult üks juhatuse liige (kes võib olla samal ajal ka ainuosanik) ning puuduvad töötajad, puudub juhatuse liikmel või tema perel muu sõiduk, millega teha erasõite. Arvestuse pidamine sõiduautode osas

Selleks, et maksukohustuslasel oleks lihtsam meie küsimustele vastata ning näidata, et eranditult ettevõtluses kasutatav sõiduauto on tõepoolest sellise kasutusotstarbega ning on tagatud, et sellega ei ole võimalik teha erasõite, võib pidada sõiduautode osas näiteks alljärgnevalt toodud arvestust.! Märgime, et tegemist ei ole ainukese võimalusega ning ettevõtja võib kasutada tõendamiseks ka muud usutavat viisi.

Esmalt peab ettevõtja otsustama, kas temale kuuluvate sõiduautodega võib teha erasõite või mitte. Otsusest tuleb ka töötajaid teavitada.Ettevõte koostab eranditult ettevõtluses kasutatavate sõiduautode kohta autode kasutamiskorra. Tegemist on ettevõtte sisemise dokumendiga, milles on sõiduautoga seotud temaatika selgelt fikseeritud ning kontrollimisel on ettevõttel see koheselt esitada.Autode kasutuskorras on:- sätestatud, et isiklikud sõidud ei ole lubatud;- nimetatud sõiduki hoiukoht töösõitude välisel ajal ning kui hoiukoht erineb äriühingu tegevuskohast, siis on toodud majanduslik põhjendus, miks on otstarbekas sõidukit just nimetatud kohas hoida.- fikseeritud, kes sõidukit kasutavad ning kas ja kuidas on kasutus korraldatud (nt kas töötajatega on koostatud kasutuse kohta lepingud, kus on märgitud tingimused; kui sõidukit kasutavad mitmed töötajad, siis kuidas on korraldatud võtmete tagastamine, jmt).

Lisaks kasutuskorra sisse seadmisele tuleb jälgida ka tegelikku kasutust, et tagada, et erasõite ei tehta. Näiteks kui kasutuskord näeb ette, et ettevõttele kuuluvate sõiduautodega ei tohi teha erasõite ning need tuleb parkida tööpäeva lõpus ettevõtte parklasse, siis peaks see olema ettevõtja poolt ka kontrollitav.

Kontrollitavuse tagamiseks võib kasutuskorra juures pidada sõiduauto osas arvestust näiteks autodesse paigutatud GPSi alusel või järgmiste näitajate kohta:- läbisõidumõõdiku (odomeetri) alg- ja lõppnäidu igakuine fikseerimine, et oleks võimalik kindlaks teha kuine läbisõit;- klientide, koostööpartnerite jmt nimed ja aadressid, kelle juurde/pärast on sel kuul sõidetud (kui see info on leitav mujalt, siis topeltarvestus vajalik ei ole);- selgitus töösõitude kohta, kui need kattuvad osaliselt ka isiklike huvidega. Näiteks kodus käimised/parkimised (kui tegemist on eranditult ettevõtluses kasutatava sõiduautoga, aga ühel õhtul on vaja minna koju, sest sealt minnakse varahommikul otse lähetusse).

Arvestuse pidamiseks on mitmeid võimalusi, näiteks on võimalik kasutada automaatse teekonna arvestuse süsteeme/rakendusi või sõidupäevikut, millest või millele lisatavate tõenditega on võimalik ära näidata sõitude seotus ettevõtlusega (näiteks on märgitud sõidu eesmärgiga seotud kliendi nimi/ klientide nimed, lisatud on tankimise info (selliselt on võrreldav kütusetšekkide arv ja kajastatud tankimiste arv)).

Allikas: Maksu- ja Tolliamet