Eksperdid: selged ja arusaadavad reeglid toetavad organisatsiooni arengut

Kuidas parimal viisil organisatsioonis töökorralduse alast teavitust korraldada ning millist kasu võib tõusta, kui reeglite muutumisse ka töötajaid kaasata, siin annavad nõu Eesti Personalijuhtimise Ühingu tegevjuht Ene Olle ja Ericssoni Tallinna tehase töösuhete- ja kompetentsijuht Evely Gorobinski.

Mida peaks reeglistama?

Tänane töölepingu seadus ütleb, et tööandja on kohustatud informeerima töötajaid töökorralduslikest reeglitest. Kuigi enam ei tule reegleid tööinspektsiooniga kooskõlastada, on jätkuvalt oluline, et need oleksid organisatsioonis olemas.

Sealjuures peaksid töökorralduslikud reeglid olema üheselt mõistetavad ja töötajatel alati võimalus nendega tutvuda. Kuigi töölepingu seadus ei täpsusta reeglite sisu, on seaduseandja silmas pidanud eelkõige tööaja algust ja lõppu, tööpäevasiseseid vaheaegu, töö- ja tuleohutuse üldisi põhimõtteid, isikukaitsevahendite kasutamise kohustust, tööandja korralduste andmise korda jmt.

„Olenevalt organisatsiooni suurusest ja vajadustest võivad töökorralduse reeglid sisaldada väga erinevaid regulatsioone. Viimastel aastatel on töösuhetesse tekkinud väga palju uusi tavasid ja kokkuleppeid, sealhulgas on kiiresti masskasutusse jõudnud mõisted nagu kaugtöö ja osaline tööaeg. Lisaks on igal organisatsioonil norme, mida pole mõistlik töölepingusse kirjutada, kuid mida töötajatelt siiski eeldatakse. Sellised on näiteks normid tööajal alkoholi tarvitamise kohta,” selgitab Ene Olle.

Loomulikult peavad tööandja kehtestatud töökorralduse reeglid olema kooskõlas kehtiva õiguskorraga. Seadusega vastuolus reeglid on algusest peale tühised ja ei kuulu täitmisele. Oma kehtestatud reeglitele tuginedes on tööandjal õigus töötajat hoiatada või töölepingut erakorraliselt üles öelda. Töökorralduse reeglid võivad seejuures kujuneda oluliseks tõendiks ka töövaidluskomisjonis või töövaidluse lahendamisel kohtus.

Keda reeglid kaitsevad?

Ericssoni Eesti tehases töösuhete- ja kompetentsijuhina töötava Evely Gorobinski sõnul on töökorralduse reeglitel väga oluline roll – nende abil saab tööandja töötajatele selgitada, millist käitumist ta neilt ootab. „Selleks aga peavad reeglid olema kirja pandud töötajale arusaadavalt, lihtsas keeles ning üheseltmõistetavalt. Kui töökeskkonnas töötab erinevaid keeli rääkivaid töötajaid, peab tööandja hoolitsema selle eest, et kõik töötajad saaksid töökorralduse reeglitega tutvuda neile arusaadavas keeles.”

Kui töökorralduslikud reeglid puuduvad, võib juhtuda, et töötaja otsustab toimida oma parema äranägemise järgi, mis aga ei pruugi ühtida tööandja nägemusega. Seetõttu, rõhutab Evely Gorobinski, on taoliste olukordade vältimiseks oluline, et töökorralduse reeglid oleksid kirjalikult vormistatud. Kasuks tuleb, kui reeglid on töötajatele kergesti kättesaadavad ja aeg-ajalt tuletatakse neid töötajatele uuesti meelde.

Reeglite olemasolu kaitseb paljuski ka tööandjat ennast: regulatsioonide puudumisel ei ole tööandjal töötajapoolsete rikkumiste korral millelegi tugineda ja kannab seetõttu ka ise suuremat vastutust. Võimalike tööohutusalaste nõuete rikkumiste risk on alati suurem, kui reeglid ei ole kirjas või neid ei ole piisavalt tutvustatud.

Kuidas saada hakkama kommunikatsiooniga?

Ene Olle toob välja, et töökorralduse reeglid ei pea alati paika saama igavas ja kantseliitlikus vormis. „Miks mitte kasutada töötajate tähelepanu paremaks haaramiseks, meelde jätmiseks ja organisatsioonikultuuri edasiandmiseks reeglite visualiseerimist, looks kirjutamist või videona esitamist? Tähtis on vaid see, et sõnum oleks selge,” annab Olle nõu.

Evely Gorobinski rõhutab, et lisaks töötaja iseseisvale reeglitega tutvumisele peaks tööandja võtma ka aega, et reegleid selgitada ja tagasisidet küsida. Töötajad on alati rohkem rahul, kui neil on võimalik esitada küsimusi ja saada täiendavaid selgitusi.

Paljudel juhtudel on kasulik töötajate arvamust kuulda võtta reeglite kehtestamisel või muudatuste elluviimisel. „Töötajate kaasamine loob paremad eeldused reeglite kiiremaks omaks võtmiseks. Samuti saab töötajaid kaasates kontrollida reeglite arusaadavust ning mõistetavust. Töötajad võivad anda olulist tagasisidet reeglite täitmisega kaasnevatele asjaoludele, mida tööandja ei osanud ette näha või ei olnud varem arvesse võtnud,” selgitab Evely Gorobinski.

Gorobinski toob näiteks oma tööalase kogemuse: töökeskkonna muutustest tingituna taheti, et töötajad hakkaksid kandma turvajalatseid. „Kui esialgu tekitas uus nõue turvajalatseid kanda töötajates vastuseisu, siis tänu ühistele aruteludele tekkis meil võimalus jagada töötajatele reeglite kohta täiendavaid selgitusi ja töötajad omakorda juhtisid tähelepanu asjaoludele, mida saime uut korda rakendades juba arvesse võtta,” sõnab Gorobinski.

Arutelu turvajalatsite vajalikkuse üle tõi muuhulgas välja, et mitmel töötajal on probleeme jalgadega – kantakse regulaarselt tallatugesid ja vajatakse neid ka turvajalatsites. Koos jõuti kokkuleppele, et kui kasutusele võetakse turvajalatsid, tagatakse töötajatele riietusruumis ka jalgade ja jalanõude desinfitseerimisvahendid. Selline varajane kaasamine aitas kaasa muutuse sujuvamale korraldamisele ning töötajate jaoks muutus reegel oluliselt selgemaks ja vastuvõetavamaks.

Allikas: Tööelu.ee