Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine
Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine kaasaegses kontoris
Kas mäletate veel aega, kui dokumendikäru lükkav assistent oli normaalne nähtus? Täna ja praegu ei kujutaks väga ette, et paberkandjal dokumentide hulk on nii suur, et nende kokku kogumiseks läheks vaja käru. Dokumendihalduse põhieesmärk on siiski muuta ettevõtte tööprotsessid lihtsamaks ja kiiremaks.
Dokumendihalduse eest vastutava isiku kohustus on jälgida, et kõik vajalik informatsioon dokumenteeritakse ja liigitatakse kindla skeemi alusel. Eesti Juhi Abi Ühingu liige Janne Kerdo soovitab dokumendihaldusel järgida reegleid ja teha seda võimalikult lihtsal viisil. Rõhku tuleb panna info süstematiseerimisele, et dokumentide leidmine oleks võimalikult kiire ja lihtne.
Kui esmane vajadus dokumentide kasutamise järele on kadunud, ei tohi neid veel hävitada. Dokumendi säilitustähtaeg pannakse paika kooskõlas õigusaktidega ning lähtudes ettevõtte praktilisest vajadusest. Säilitatavad dokumendid ja andmed peavad olema taasesitatavad kogu säilitustähtaja jooksul.
TTÜ rahvusvahelise õppekava e-riigi tehnoloogiad ja teenused juht ja dotsent Ingrid Pappel tuletab meelde, et kuigi digitaalse informatsiooni heaks omaduseks on kerge andmete kopeerimine ja muutmine, siis on neid andmeid sama kerge ka rikkuda või hävitada. Ingrid ütleb, et digitaaldokumentide pikaajalisel säilitamisel tuleb valida õige platvorm, arvestada selle riskidega ja koolitada vastutavat personali.
Meelespea!
Dokumendid peavad olema kooskõlas dokumenditööd reguleerivate õigusaktidega.Dokument peab olema keelelt ja stiililt korrektne ning üheselt arusaadav.Dokumendi loomisel tuleb aluseks võtta dokumendi liik ja säilitustähtaeg.Arhiveeritud dokumendid ja andmed peavad olema taasesitatavad kogu säilitustähtaja jooksul.Digitaaldokumentide säilitamisel on oluline õige platvormi valik ja riskide ning ohtudega arvestamine!
Selleks, et dokumenditööd võimalikult lihtsalt ja loogiliselt korraldada, tuleks end kurssi viia valdkonda reguleerivate õigusaktidega, dokumentide loomise heatavaga ning digitaalarhiveerimise võimaluste ja ohtudega.
22. veebruaril toimub taas suurepärast tagasisidet saanud koolitus "Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine“. Koolitust viivad läbi Janne Kerdo ja Ingrid Pappel, kelle dokumenditöö alased nõuanded on sekretäride seas kõrgelt hinnatud! Tutvuge koolituse programmiga!
Koolitus "Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine" on valminud Äripäeva Akadeemia ja Sekretär.ee koostöös.
Seotud lood
Juuste hõrenemine ja kiilanemine tekitab pidevalt stressi? 14aastase kogemusega juuksespetsialist annab nõu juuste efektiivseks taastamiseks ning ka juuste siirdamise eel- ja järelhoolduseks.
Enimloetud
1
Tervisekontrolli otsused on soovituslikud, kuid mitte alati kohustuslikud!
2
Tööandjal on erandkorras võimalik vähendada töötaja töötasu ühepoolselt.
Viimased uudised
Tööandjal on erandkorras võimalik vähendada töötaja töötasu ühepoolselt.
Tervisekontrolli otsused on soovituslikud, kuid mitte alati kohustuslikud!
Hetkel kuum
Liitu uudiskirjaga
Telli uudiskiri ning saad oma postkasti päeva olulisemad uudised.
Tagasi Personaliuudised esilehele