15 e-kirjavahetuse viisakusreeglit, mida iga ametnik peaks teadma

Sõnumite rohkuse tõttu, mida päevast päeva loeme ja kirjutame, kipume ehk sagedamini piinlikke vigu tegema, ja neil vigadel võivad olla tõsised tagajärjed. Pachter kirjeldab tänapäevase e-kirjavahetuse etiketi alustalasid oma raamatus „The Essentials Of Business Etiquette” („Ärietiketi põhivara”), millest siin esitamiseks on välja valitud kõige tähtsamad nõuanded.

1. Pealkirjasta kiri selgelt ja üheseltmõistetavalt

Head näited korralikust pealkirjareast on nt „Kohtumise kuupäev on muutunud”, „Kiire küsimus ettekande kohta” või „Soovitus ettepaneku kohta”. „Inimesed otsustavad sageli pealkirja järgi, kas avada kirja või mitte,” selgitab Pachter. „Vali niisugune pealkiri, mis annab kirjasaajale märku, et kirja avamine on tema või tema ettevõtte huvides.”

2. Kasuta ametlikku e-postiaadressi

„Kui sa töötad ettevõtte heaks, peaksid kasutama ka ettevõtte e-posti aadressi. Kui kasutad isiklikku meilikontot — ükskõik siis, kas oled ise endale tööandja või teed seda mingil muul põhjusel —, peaksid aadressi valikul hoolikas olema,” õpetab Pachter.

Sul peaks alati olema kasutada postiaadress, milles kajastub ka sinu nimi, et kirja saaja teaks, kellelt kiri on tulnud. Ära kunagi kasuta aadressi (see võib olla jäänud gümnaasiumi päevilt), mis ei sobi tööalaseks suhtluseks, nt kiisuke@... või oellesoeber@..., ükskõik kui väga sa ka seda külma märjukest ei armastaks.

3. Mõtle alati kaks korda, enne kui klõpsad „Vasta kõigile”

Keegi ei taha saada kirja, mis on saadetud 20 inimesele ja millel ei ole temaga isiklikult midagi pistmist. Kasutud e-kirjad võivad aga osutuda tõeliselt tüütuks, kuivõrd paljud inimesed saavad iga saabunud kirja kohta teavituse nutitelefonile või hüppab arvutiekraanil lahti pop-up-aken. Niisiis kõlab Pachteri soovitus mitte klõpsata „Vasta kõigile”, kui sa pole päris kindel, kas kõik ikka peavad selle kirja saama.

4. Kasuta signatuuriplokki

„Varusta kirja saaja mingite kontaktidega,” soovitab Pachter. „Üldiselt võiks see sisaldada sinu täisnime, tiitlit, ettevõtte nime ja sinu kontaktandmeid, sh telefoninumbrit.” Kasuta signatuuriplokis sama kirjastiili ja -suurust ning värvi nagu ülejäänud e-kirjaski.

5. Kasuta ametlikku tervitust

Ära kasuta liiga omamehelikke ja kõnekeelseid väljendeid nagu „Jou, kutid”, „Ahoi” või „Hei, rahvas!”. „Kirja vabam stiil ei tohiks mõjutada selle tervituseosa. Hei on väga mitteametlik tervitus ja üldiselt ei peaks seda töökirjade puhul kasutama. Samuti mitte jou. Kirjuta pigem tere.”

Samuti ei ole soovituslik kasutada kellegi nime lühendatud kujul. Kirjuta ikka „Tere, Tõnu!”, kui sa just pole täiesti kindel, et adressaat eelistab, et teda Tõnniks kutsutakse.

6. Ole hüüumärkidega säästlik

„Kui tahad millelegi tähelepanu juhtida, kasuta selleks ainult üht hüüumärki,” soovitab Pachter. „Inimesed on sageli oma mõttest niivõrd haaratud, et ilmestavad seda mitme hüüumärgiga. Tulemuseks on aga kiri, mis mõjub emotsionaalse või ebatäiskasvanulikuna. Hüüumärkidega on mõistlik e-kirjavahetuses kokkuhoidlik olla.

7. Ole ettevaatlik huumoriga

Nali, ilma õigete näoilmete ja hääletoonita, võib kirja teel sageli n-ö tõlkes kaduma minna. Ametlikus kirjavahetuses on parem huumor kõrvale jätta, kui sa just kirjasaajat tõeliselt hästi ei tunne. Samuti ei pruugi see, mida sina ehk naljakaks pead, teisele sama naljakas tunduda. Pachter ütleb: „Miski, mis tundub rääkides naljakas, võib kirjalikus tekstis hoopis teistmoodi välja kukkuda. Kui kahtled, jäta nali ära.”

8. Ole kursis, et eri kultuuridest pärit inimesed kirjutavad ja loevad erinevalt

Kommunikatsioonihäireid põhjustavad sageli ka kultuurilised erinevused, seda eriti kirjalikus tekstis, kus me ei saa näha vestluspartneri kehakeelt. Kohanda oma sõnum lähtuvalt kirja saaja kultuurilisest taustast või sellest, kui hästi sa teda tunned.

„Hea reegel, mida meeles pidada,” ütleb Pachter, „on, et tugeva kontekstiga kultuurides (Aasia, Araabia, Euroopas nt hispaania, prantsuse ja kreeka) tahetakse enne äri ajamist sinuga ka lähemalt tuttavaks saada. Seetõttu võib nendest maadest pärit äripartnerite puhul olla tavaline, et nad on oma kirjades mõnevõrra isiklikumad. Nõrga kontekstiga kultuuri inimesed jällegi (ameeriklased, sakslased, šveitslased või Skandinaavia maade elanikud) eelistavad pigem kiiresti asja tuumani jõuda.”

9. Vasta oma e-kirjadele alati, isegi kui kiri ei olnud sulle mõeldud

„On päris keeruline vastata lausa igale sulle saadetud kirjale, kuid püüa seda siiski teha,” soovitab Pachter. See hõlmab ka neid e-kirju, mis on sulle saadetud ekslikult, eriti kui saatja ootab vastust. Vastus ei ole kohustuslik, kuid näitab head tava, eriti kui inimene töötab samas firmas, kus sina.

Siin on sobiv näidisvastus: „Ma tean, et olete väga hõivatud, kuid ilmselt ei olnud see e-kiri minule mõeldud. Tahtsin sellest Teile lihtsalt teada anda, et saaksite selle õigele adressaadile edastada.”

10. Loe kirjale enne ärasaatmist alati „korrektuuri”

Su kirja saaja paneb õigekirjavigu kohe kindlasti tähele. „Ja sõltuvalt adressaadist, võidakse su kirja vormi põhjal teha järeldusi ka sinu enda kohta,” hoiatab Pachter. Ära jää lootma automaatsele õigekirjakontrollile, loe ise kirjutatud tekst paar korda läbi, soovitatavalt valjusti, enne kui saatmisnupule vajutad.

11. Lisa adressaat viimasena

„Sa ju ei tahaks vajutada kogemata saatmisnupule, kui kiri pole veel valmis või korralikult üleloetud?” küsib Pachter. „Isegi kui vastad kirjale, oleks ettenägelik, kui kustutaksid vastuse kirjutamise ajaks kirja saaja aadressi ja lisaksid selle uuesti, kui kiri on saatmiseks valmis.”

12. Veendu, et oled valinud õige adressaadi

Pachter soovitab olla väga tähelepanelik, kui valid oma aadessiraamatust nime e-kirja saaja reale. „Väga kerge on valida kogemata vale nimi, mis võib lõppkokkuvõttes valmistada piinlikkust nii sulle endale kui ka inimesele, kes su kirja ekslikult saab.”

13. Kasuta klassikalisi kirjastiile

Lillal Comic Sansil on oma aeg ja koht (võib-olla), kuid ametlikus kirjavahetuses püsi siiski klassikaliste kirjastiilide, suuruste ja värvide juures. Põhireegel on, et su kirja peab olema hõlbus ja mugav lugeda. „Tavaliselt on otstarbekas kasutada 10- või 12-punktilist kirja ja lihtsasti loetavat stiili nagu nt Arial, Calibri või Times New Roman,” soovitab Pachter. Mis värvi puudutab, siis must on alati kõige turvalisem valik.

14. Jälgi oma kirja tooni

Nii nagu nali võib kirja teel kaduma minna, on ka toon ohukohaks, mida võib ilma selgitava hääletooni või näoilmeta hõlpsasti valesti mõista. Väga kerge on jätta endast järsem mulje kui sa tegelikult plaanisid olla. Sina mõtled „otsekohene”, nemad loevad välja „vihane ja ebaviisakalt napisõnaline”.

Et sääraseid arusaamatusi vältida, soovitab Pachter lugeda oma kiri jällegi paar korda valjusti ette, enne kui saatmisnuppu klõpsata. „Kui sulle tundub, et see kõlab karmilt, siis kõlab see karmilt ka lugejale,” väidab ta., vale või tagasilükatud) kasutamist ning lisa alati sõnad palun ja tänan.

Parima tulemuse saamiseks väldi negatiivse varjundiga sõnade (läbikukkumine

15. Miski pole konfidentsiaalne, lähtu sellest

Pea alati meeles asjaolu, mille kahjuks unustas CIA endine juht David Petraeus, hoiatab Pachter: iga elektrooniline sõnum jätab jälje! „Põhiline soovitus on lähtuda alati eeldusest, et keegi näeb sinu kirja,” ütleb ta, „nii et ära kirjuta midagi niisugust, mida sa ei taha, et keegi näeks.” Mõnevõrra liberaalsemas tõlgenduses: ära kirjuta midagi niisugust, mis võiks olla kellegi jaoks hävitav või teha talle haiget. E-kirja on väga kerge teele panna ja alati on parem karta kui kahetseda.

Allikas: Jacquelin Smith, www.businessinsider.com

Tõlkinud Helen Kõrgesaar